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Kammermitteilung WIR 4/2021

beA – Die aktive Nutzungspflicht steht vor der Tür

beA

Seit 01.01.2018 besteht die passive Nutzungpflicht für das besondere elektronische Anwaltspostfach, kurz beA.

Wir haben Ihnen hier einige Informationen zusammen gestellt, die Ihnen den Umgang mit beA erleichtern sollen.

beA-Karte-Signatur

Die Funktion "qualifizierte elektronische Signatur" können Sie bei der Bundesnotarkammer als Nachladesignatur für Ihre beA-Karte bestellen.

Wenn Sie eine beA-Karte Signatur bestellen, müssen Sie zusätzlich ein Identifizierungsverfahren durchlaufen. Das ist bei einer Notarin bzw. einem Notar im NotarIdent-Verfahren möglich.

Ab sofort kann aber auch von der Rechtsanwaltskammer Nürnberg im KammerIdent-Verfahren die Identifizierung in der Geschäftsstelle durchgeführt werden. Bitte vereinbaren Sie unbedingt vorher telefonisch einen Termin, damit auch eine Mitarbeiterin zur Verfügung steht, um das Identifizierungsverfahren durchzuführen.

Bitte beachten:

Aufgrund der pandemiebedingten Hygienebestimmungen sind nur Einzeltermine in der Geschäftsstelle möglich. Bitte bringen Sie zu dem Termin die ausgefüllte Selbstauskunft mit.

beA für weitere Kanzleien

Im Rahmen der sog. “kleinen BRAO-Reform” wurde mit Wirkung zum 18.05.2017 § 27 BRAO erweitert und die Möglichkeit geschaffen, neben der (Haupt-) Kanzlei nicht nur eine Zweigstelle errichten, sondern auch eine weitere Kanzlei betreiben zu können.

Im Gegensatz zur Zweigstelle ist die weitere Kanzlei rechtlich vollkommen unabhängig von der Hauptkanzlei. Sie trägt einen anderen Kanzleinamen und steht in keinerlei Beziehung zur Hauptkanzlei. Für sie gelten die gleichen Voraussetzungen gemäß § 27 BRAO, 5 BORA.

Für jede weitere Kanzlei wird gemäß § 31a Abs. 7 BRAO ein weiteres besonderes elektronisches Anwaltspostfach (beA) eingerichtet. Da es sich um rechtlich vollkommen eigenständige Kanzleien handelt ist dies erforderlich, um die unabhängige Organisation der Kanzleien zu gewährleisten und die Verschwiegenheitspflicht zu wahren. Das weitere beA hat eine eigene safe-ID und benötigt eine eigene beA-Karte.

Achtung: Entscheidet sich der Rechtsanwalt, die weitere Kanzlei wieder aufzugeben, wird das beA mit der Löschung der weiteren Kanzlei aus dem bundesweiten Anwaltsregister gesperrt, d.h. Zustellungen an dieses Postfach sind nicht mehr möglich, aber auch der Rechtsanwalt hat ab diesem Zeitpunkt keine Möglichkeit mehr, auf das Postfach zuzugreifen. Laden Sie deshalb rechtzeitig alle Nachrichten aus dem beA auf Ihren PC bevor Sie uns die Aufgabe der weiteren Kanzlei mitteilen!

Benennung von Schriftsätzen und Anlagen

Seit dem 22.4.2021 gelten neue Vorgaben für die Benennung von Dateien, die per beA verschickt werden sollen. Die BRAK hatte in ihrem beA-Sondernewsletter 1/2021 vom 20. April 2021 bereits dargelegt, dass die Dateinamen nur noch aus den Buchstaben des deutschen Alphabets (inklusive der Umlaute Ä, ä, Ö, ö, Ü, ü und des ß), Ziffern, dem Unterstrich (_) und dem Minuszeichen (-) bestehen dürfen. Ein Punkt (.) darf nur zur Abtrennung der Dateinamensendung verwendet werden.

Im BRAK-Magazin 03/2021 hat die BRAK einen Artikel der Kollegen Dr. Sebastian Feiler (Köln) und Dr. Christoph Scheuring (Karlsruhe) veröffentlicht, mit dem Hilfestellung bei der Benennung und Umbenennung von Dateien geleistet wird.

zum Artikel


Vor dem Hintergrund der steigenden Bedeutung des elektronischen Rechtsverkehrs bittet die Justiz um eine exakte und aussagekräftige Bezeichnung der per beA eingereichten Schriftsätze samt Anlagen.

Nach § 2 Abs. 2 ERVV soll insbesondere der Dateiname den Inhalt des elektronischen Dokuments schlagwortartig umschreiben und bei der Übermittlung mehrerer elektronischer Dokumente eine logische Nummerierung enthalten. Erfolgt dies nicht, kann dies bei der Justiz in zweifacher Hinsicht Probleme verursachen:

  1. Werden Anlagen zu Schriftsätzen nicht nachvollziehbar bezeichnet, können diese nach ihrem Ausdruck nicht unmittelbar mit der richtigen Beschriftung versehen und in die Akte eingeordnet werden. Daher wäre es wünschenswert, dass zum einen der Dateiname sinnvoll gewählt und zum anderen auf den Anlagen in der „klassischen“ Weise ein Kürzel (K1, K2, B1, B2 o.ä.) aufgebracht wird. Wird dies versäumt, führt dies zu einem erheblichen Mehraufwand, vor allem für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Geschäftsstellen. Dies ist vor allem dann der Fall, wenn ein Anlagenkonvolut in einer einzelnen pdf-Datei zusammengefasst wird. Genauso leidet darunter aber auch die Übersichtlichkeit der Schriftsätze und ihrer Anlagen, die für die Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälte der Gegenseite bestimmt sind.
  2. Werden Schriftsätze nicht korrekt bezeichnet (z.B. ein Kostenfestsetzungsantrag lediglich als „Schriftsatz“), erscheint die unrichtige Bezeichnung – sofern sie nicht im Einzelfall durch das Gericht abgeändert wird – auch bei der elektronischen Zustellung an die Gegenseite, weshalb es bereits wiederholt zur Verweigerung der Rückleitung von Empfangsbekenntnissen gekommen ist. Dies kann für die Parteien zu vermeidbaren Verzögerungen im Verfahrensablauf führen. Nach den hier vorliegenden Erfahrungen tritt diese Problematik zwar nur in Einzelfällen auf. Im allseitigen Interesse eines möglichst effizienten Verfahrensablaufs möchte ich die Angelegenheit jedoch nochmals in Erinnerung rufen.

Die „Leitlinie Elektronische Akte“ des IT-Servicezentrums der bayerischen Justiz enthält in Abschnitt 3 Ausführungen zur Dokumentenbezeichnung innerhalb des Gerichts, an der sich auch Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälte orientieren können.

Berufsrechtliche Fragen zum beA

Passive Nutzungspflicht, § 31a Abs. 6 BRAO

Nach § 31a Abs. 1 BRAO richtet die BRAK für jedes im Gesamtverzeichnis eingetragene Mitglied einer Rechtsanwaltskammer ein besonderes elektronisches Anwaltspostfach (beA) empfangsbereit ein. Ausnahmen sind nicht vorgesehen, auch nicht aus Altergründen oder aufgrund der Art oder des Umfangs der Tätigkeit. Rechtsanwälte im öffentlichen Dienst (§ 47 BRAO) erhalten ebenfalls ein Postfach. Auch Syndikusrechtsanwältinnen und Syndikusrechtsanwälte erhalten ein beA-Postfach. Ein Antrag oder eine sonstige Mitwirkung zur Einrichtung des Postfachs sind nicht vorgesehen; Postfächer werden unmittelbar empfangsbereit eingerichtet.

Die sog. passive Nutzungspflicht des beA ist in § 31a Abs. 6 BRAO statuiert. Danach sind seit dem 01.01.2018 die Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälte als Inhaber/in eines beA gesetzlich verpflichtet, die für dessen Nutzung erforderlichen technischen Einrichtungen vorzuhalten sowie Zustellungen und den Zugang von Mitteilungen über das beA zur Kenntnis zu nehmen.

Ein beA für Kanzleien ist vom Gesetz nicht vorgesehen. Kanzleien sind als solche nicht Mitglied einer Rechtsanwaltskammer.

Ausland

§ 31a Abs. 1 BRAO sieht vor, dass die BRAK „für jedes im Gesamtverzeichnis eingetragene Mitglied einer Rechtsanwaltskammer“ – dies sind insbesondere Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälte – ein Postfach einrichtet. Ausnahmen sind nicht vorgesehen, auch nicht aus Altergründen oder aufgrund der Art oder des Umfangs der Tätigkeit.

Nach § 31a Abs. 6 BRAO besteht für alle Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälte seit dem 01.01.2018 eine passive Nutzungspflicht des beA. Danach ist der Inhaber des besonderen elektronischen Anwaltspostfachs verpflichtet, die für dessen Nutzung erforderlichen technischen Einrichtungen vorzuhalten sowie Zustellungen und den Zugang von Mitteilungen über das besondere elektronische Anwaltspostfach zur Kenntnis zu nehmen.

Wer von der Kanzleipflicht aufgrund der Tätigkeit im Ausland befreit (§ 29a BRAO)S, muss in Deutschland einen Zustellungsbevollmächtigten (§ 30 BRAO) haben. Auch für einen Zustellungsbevollmächtigten wird ein beA für die Dauer seiner Bestellung eingerichtet (§ 19 Abs. 4 RAVPV). Dem Zustellungsbevollmächtigten wird dann nach § 25 Abs. 3 RAVPV von der BRAK für die Dauer seiner Bestellung ein auf die Übersicht der eingegangenen Nachrichten beschränkter Zugang zum beA des Vertretenen eingeräumt.

Der Zustellungsbevollmächtigte sollte daher möglichst Rechtsanwalt sein, da er beireits über ein eigenes Prostfach verfügt. Für einen Zustellungsbevollmächtigten, der nicht Rechtsanwalt ist, muss ein besonderes elektronisches Anwaltspostfach (beA) eingerichtet werden, was mit Kosten und Aufwand verbunden ist. Ist der Zustellungsbevollmächtigte Rechtsanwalt, kann er auch sein beA als Zustellungsbevollmächtigter nutzen, sofern dieser unter seiner Kanzleianschrift als Zustellungsbevollmächtigter benannt wird.

Weitere Informationen hierzu finden Sie im beA-Newsletter vom 17.12.2017.

Elternzeit

§ 31a Abs. 1 BRAO sieht vor, dass die BRAK „für jedes im Gesamtverzeichnis eingetragene Mitglied einer Rechtsanwaltskammer“ – dies sind insbesondere Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälte – ein Postfach einrichtet. Ausnahmen sind nicht vorgesehen, auch nicht aufgrund der Art oder des Umfangs der Tätigkeit.

Nach § 31a Abs. 6 BRAO besteht für alle Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälte seit dem 01.01.2018 eine passive Nutzungspflicht des beA. Danach ist der Inhaber des besonderen elektronischen Anwaltspostfachs verpflichtet, die für dessen Nutzung erforderlichen technischen Einrichtungen vorzuhalten sowie Zustellungen und den Zugang von Mitteilungen über das besondere elektronische Anwaltspostfach zur Kenntnis zu nehmen.

Daher gilt auch für Sie während des Mutterschutzes und der Elternzeit die passive Nutzungspflicht nach § 31a Abs. 6 BRAO.

Sofern Sie keinen Vertreter, Abwickler und Zustellungsbevollmächtigten haben, sollten Sie sich deshalb am besten dahingehend organisieren, dass Sie ihren Kollegen oder Mitarbeitern bestimmte Rechte an ihrem beA einräumen.

Folgende beA-Newsletter befassen sich mit dem Thema der Rechtevergabe:

Ausgabe 18/2018 vom 20.09.2018
Ausgabe 10/2017 vom 09.03.2017

Zudem können Sie eine E-Mail-Benachrichtigung einrichten, die Sie automatisch über eingehende Post in Ihrem beA informiert. Eine E-Mail-Adresse können Sie bereits bei der Erstregistrierung an Ihrem beA hinterlegen. Sie kann aber auch jederzeit wieder geändert werden. Auch mehrere E-Mail-Adressen können eingetragen werden. Damit können Sie z.B. auch Ihre Kanzleimitarbeiter automatisch benachrichtigen lassen, wenn Post in Ihrem beA eingeht.

In folgende beA-Newsletter finden Sie ausführliche Informationen zum Thema der E-Mail-Benachrichtigung bei eingehenden Nachrichten:

Ausgabe 17/2018 vom 13.09.2018
Ausgabe 4/2017 vom 25.01.2017

Elektronischer Rechtsverkehr mit den Zivilgerichten

Die Verbreitung des elektronischen Rechtsverkehrs ist in Deutschland unterschiedlich weit fortgeschritten.

Am 31.1.2017 wurde die Änderungen der bayerischen E-Rechtsverkehrsverordnung vom 11.1.2017 bekanntgemacht. Sie ist zum 1.2.2017 in Kraft getreten. Danach wird sukzessive für alle ordentlichen Gerichte in Bayern beginnend ab den 08.02.2017 der elektronische Rechtsverkehr in Verfahren nach der ZPO und dem FamFG eröffnet. Bitte überprüfen Sie in jedem Fall immer vor dem Versand in der Rechtsverordnung des betreffenden Bundeslands, ob das Gericht, das Sie adressieren möchten, bereits am elektronischen Rechtsverkehr teilnimmt!

Das IT-Servicezentrum der bayerischen Justiz unterrichtet uns vierteljährlich darüber, bei welchen Gerichten der Versand elektronischer Nachrichten eröffnet wurde. Hier finden Sie die aktuelle Liste.

Wichtiger Hinweis:

Die Bundesrechtsanwaltskammer hat gem. § 31a Abs. 1 S. 1 BRAO für alle Mitglieder der Rechtsanwaltskammern ein beA eingerichtet. Seit 01.01.2018 – spätestens aber seit der Wiederinbetriebnahme des beA am 03.09.2018 –sind Inhaber eines beA zur passiven Nutzung verpflichtet, § 31a Abs. 6 HS. 2 BRAO. Das Nichtvorhandensein der technischen Voraussetzungen in der Kanzlei entbindet nicht von dieser Pflicht.

Zudem weisen wir darauf hin, dass Zustellungen an Ihr Postfach möglich sind, unabhängig davon, ob Sie sich erstregistriert haben. Es besteht also ein (ggf. nicht versichertes) Haftungsrisiko, wenn Sie an Zustellungen, die Sie über beA erreicht haben, nicht mitwirken.

Bitte beachten Sie auch, dass trotz bislang nur bestehender passiver Nutzungspflicht das elektronische Empfangsbekenntnis bereits jetzt via beA zurückgesandt werden muss. Gem. § 174 Abs. 4 ZPO werden Zustellungen im elektronischen Rechtsverkehr ab 1. Januar 2018 durch ein elektronisches Empfangsbekenntnis (eEB) nachgewiesen. Es ist in strukturierter maschinenlesbarer Form zu übermitteln.


Informationen zum elektronischen Rechtsverkehr bei den Gerichten in Bayern finden Sie auch auf der Homepage des Bayerischen Staatsministeriums der Justiz.

Erklärvideos

Die Rechtsanwaltskammer München hat drei Erklärvideos veröffentlicht, die die Anmeldung und die Arbeit mit dem beA vereinfachen.

Der erste Erklärfilm gibt eine kleine Hilfestellung bei der Erstregistrierung (zum Film).

Im zweiten Erklärvideo wird u.a. gezeigt, wie man neue Nachrichten erstellt, Empfänger hinzufügt, Anhänge hochlädt und diese qualifiziert elektronisch signiert (zum Film).

Im dritten Erklärvideo geht es um das Thema „Rechtevergabe“. Dort wird Ihnen gezeigt, wie man im beA Rechte an Kollegen und Mitarbeiter vergeben und auch wieder entziehen kann (zum Film).

Registrierung und beA-Karte

Erläuterungen zur Registrierung im beA finden sich in der beA-Anwenderdokumentation, in dem Flyer der BRAK "Willkommen beim beA" sowie in einem kurzen Erklärfilm

Die beA-Karte, die Sie für die Erstanmeldung an Ihrem Postfach benötigen, können Sie bei der Bundesnotarkammer bestellen (Bestellportal unter https://bea.bnotk.de).

Bitte beachten Sie, dass der mit der Bundesnotarkammer geschlossene Nutzungsvertrag mit dem Ende der Zulassung zur Rechtsanwaltschaft nicht automatisch endet, sondern einer gesonderten Kündigung bedarf. Sie können dafür das Kündigungsformular der BNotK verwenden.

Support

Uns erreichen viele Fragen zum beA. Bitte beachten Sie, dass wir Sie bei technischen Fragen nicht unterstützen können. Wer Ihnen bei welchen Fragen weiterhelfen kann, finden Sie im Support-Wegweiser der Bundesrechtsanwaltskammer.

Zudem finden Sie Antworten auf die meisten Fragen rund um beA in der FAQs der BRAK und und im beA-newsletter der Bundesrechtsanwaltskammer (Tipp zum Suchen im beA-Newsletter).

Terminalserver

Eine Client Security für eine Terminalserver-Infrastruktur ist bislang nicht entwickelt worden. Die Wiederinbetriebnahme des beA hatte oberste Priorität. Die BRAK wird aber im Rahmen der Weiterentwicklung kurzfristig versuchen, die Terminalserver-Fähigkeit bereitzustellen. Einen Termin, an dem die Bereitstellung erfolgen und das beA dann auch in Terminal-Server-Umgebungen einsetzbar sein wird, können wir Ihnen Stand heute leider nicht nennen.

Die BRAK hat das beA ursprünglich für den Einsatz auf Einzelplatzrechnern konzipiert, um höchsten Sicherheitsansprüchen gerecht zu werden. Sie ist sich der Probleme in der Praxis bewusst, wenn das beA über Terminal-Server auf mehreren Arbeitsplätzen zugleich genutzt wird: Es kann passieren, dass Rechtsanwälte, die mit dem beA auf denselben Server zugreifen, auch das Postfach ihres Kollegen sehen können. Das stellt aber keine Sicherheitslücke dar, weil weder die Inhalte der Postfächer die Sphäre der Kanzlei verlassen noch Externe unberechtigt Einblick in das Postfach nehmen können.

Um Irritationen zu vermeiden, empfiehlt die BRAK bis auf weiteres, organisatorisch sicherzustellen, dass entweder nur jeweils ein Postfach zur gleichen Zeit geöffnet ist oder das beA als Einzelplatzanwendung genutzt wird.

Vertreter/Abwickler

Vertreter / Urlaub

Für die passive Nutzungspflicht des beA nach § 31a Abs. 6 BRAO gilt während Ihres Urlaubs nichts anderes als in der „analogen“ Welt nach § 53 BRAO. Insofern besteht die Möglichkeit, dass Sie Ihrem Vertreter während Ihrer Urlaubsabwesenheit Zugriffsrechte für Ihr beA-Postfach einräumen können. Wie das funktioniert, ist im beA-Newsletter vom 17.12.2017 beschrieben.

Wie Sie Ihrem Kollegen die eingeräumten Rechte nach Ihrer Urlaubsrückkehr wieder entziehen, finden Sie in unserem beA-Newsletter vom 01.02.2017.

Zudem können E-Mail-Benachrichtigung eingerichtet werden, die automatisch über eingehende Post im beA des Postfachinhabers informiert. Eine E-Mail-Adresse kann bereits bei der Erstregistrierung am beA hinterlegt werden. Sie kann aber auch jederzeit wieder geändert werden. Auch mehrere E-Mail-Adressen können eingetragen werden. Damit kann man z.B. auch Mitarbeiter automatisch benachrichtigen lassen, wenn Nachrichten im beA des Postfachinhabers eingehen.

In folgenden beA-Newsletter finden Sie ausführliche Informationen zum Thema der E-Mail-Benachrichtigung bei eingehenden Nachrichten:

Ausgabe 7/2018 vom 13.09.2018
Ausgabe 4/2017 vom 25.01.2017

Ein Zugriff auf das beA ist übrigens auch von tragbaren Computern möglich. Da aus technischen Gründen die für das beA erforderliche lokale Softwarekomponente, die Client Security, derzeit nicht unter iOS und Android lauffähig ist, kann das beA von Geräten, die diese Betriebssysteme einsetzen, nicht genutzt werden.

Abwickler

Das beA-Postfach des Abzuwickelnden wird deaktiviert und nach einer angemessenen Zeit gelöscht werden:

Die Existenz des beA ist streng an das Vorliegen der Voraussetzungen des § 31a Abs. 1 S. 1 BRAO gebunden. Nach Widerruf der Zulassung oder Tod des Rechtsanwalts wird daher das Postfach zunächst deaktiviert und nach Ablauf einer angemessenen Zeit gelöscht (§ 31a Abs. 4 BRAO). Ein deaktiviertes Postfach ist für eingehende Nachrichten nicht zu erreichen. Die Deaktivierung des Postfachs erfolgt, sobald der entsprechende Eintrag im Gesamtverzeichnis nach § 31 BRAO durch die jeweilige Rechtsanwaltskammer gelöscht wird.

Als Abwickler erhalten Sie nach § 31a Abs. 3 Satz 2 BRAO Zugriff auf das beA des Abzuwickelnden. Hier kommt die Regelung in   § 25 Abs. 3 RAVPV zur Anwendung. Wird ein Abwickler bestellt, so räumt die BRAK diesem für die Dauer seiner Bestellung einen auf die Übersicht der eingegangenen Nachrichten beschränkten Zugang zum beA der Person ein, für die er benannt ist. Dabei müssen für den Abwickler der Absender und der Eingangszeitpunkt der Nachricht einsehbar sein; der Betreff, der Text und die Anhänge der Nachricht dürfen nicht einsehbar sein. Die zur Einräumung des Zugangs erforderliche Übermittlung von Daten durch die Rechtsanwaltskammer an die Bundesrechtsanwaltskammer erfolgt im automatisierten Verfahren. Der Abwickler hat mit seiner Bestellung automatisch Zugang zu den erforderlichen Daten des Abzuwickelnden.

Jedoch hat der Abwickler nur auf beschränkte Datensätze Zugang. Bei Eingang eines Dokuments hat er Zugriff auf die Absenderdaten und den Betreff und kann dies der entsprechenden Akte zuordnen. Es empfiehlt sich, mit dem Absender Kontakt aufzunehmen, über die Bestellung als Abwickler zu informieren und zu bitten, das Dokument direkt auf das beA des Rechtsanwalts (Abwickler) zu senden.

Zuständig für alle Fragen, die unmittelbar die beA-Karten und den diesbezüglichen Vertrag betreffen, ist die Bundesnotarkammer (bea@bnotk.de). Informationen der Bundesnotarkammer zur beA-Karte finden sich hier. Dort finden Sie auch das entsprechende Kündigungsformular für die beA-Karte des Abzuwickelnden.

Allgemeine Hinweise für die Tätigkeit des Abwicklers (Stand März 2018) finden Sie zudem hier.