Seit dem 01.01.2022 gilt die Pflicht zur Nutzung des elektronischen Rechtsverkehrs.
Die grundsätzlichen Anforderungen an die elektronische Übersendung/Einreichung von Dokumenten ergeben sich aus der Verordnung über die technischen Rahmenbedingungen des elektronischen Rechtsverkehrs und über das besondere elektronische Behördenpostfach (Elektronischer-Rechtsverkehr-Verordnung - ERVV), der Bekanntmachung zu § 5 der Elektronischer-Rechtsverkehr-Verordnung (Elektronischer-Rechtsverkehr-Bekanntmachung 2022 - ERVB 2022) und der Verordnung über den elektronischen Rechtsverkehr bei den ordentlichen Gerichten (E-Rechtsverkehrsverordnung Justiz – ERVV Ju).
Um die Bearbeitung Ihrer Nachrichten für die Gerichte im Bezirk des OLG Nürnberg zu vereinfachen und die Verfahrensabläufe zu beschleunigen, empfiehlt die Rechtsanwaltskammer Nürnberg in Zusammenarbeit mit der Justiz für den Versand von Nachrichten zudem folgendes:
Angabe des Aktenzeichens
Geben Sie in der beA-Anwendung im Feld „Aktenzeichen Empfänger“ ausschließlich das gerichtliche Aktenzeichen – z.B.“3 O 01/21“ – ohne weitere Zusätze wie „Az:“ oder Namen der Prozessparteien und ohne Leerzeichen vor und nach dem „/“ an. Andernfalls kann eine automatische Zuordnung Ihrer Nachricht nicht zuverlässig erfolgen. Bitte achten Sie darauf, das aktuelle Aktenzeichen anzugeben!
Wird ein neues Verfahren eingeleitet, sollte im Feld „Aktenzeichen Empfänger“ ausschließlich das Wort „neu“ eingefügt werden.
Dies gilt auch bei der Einleitung eines Hauptsacheverfahrens nach einem vorangegangenen einstweiligen Verfahren. Hier sollte im Feld „Aktenzeichen Empfänger“ wiederum nur das Wort „neu“ angegeben werden. Das Aktenzeichen des einstweiligen Verfahrens sollte dann auf jeden Fall im Schriftsatz (nicht in der beA-Nachricht selbst) genannt werden, um einen Bezug zu dem vorhergehenden Verfahren herzustellen.
Versand von Anlagen
Die einzelnen Anlagen zu Schriftsätzen sollten möglichst als einzelne Dateien übersandt werden und nicht als Paket (also Anlage K1, Anlage K2… jeweils als eine gesonderte Datei anstatt Anlagen K1-10 als eine einzige Datei). Da die Dateinamen nicht zwingend in die Gerichtsakte übernommen werden, empfiehlt es sich zudem, auch auf den als Anlage zu einem Schriftsatz übersandten Dokumenten selbst (zumindest auf der ersten Seite) einen entsprechenden Anlagestempel aufzubringen oder den Dateinamen in der Fußzeile einzudrucken.
Da in den Systemen der Gerichte die mit einer beA-Nachricht übersandten Dateien alphabetisch sortiert werden, wird empfohlen, diese mit einer vorangestellten Nummer zu versehen (z.B. 00-Schriftsatz, 01-Anlage_K1, 02-Anlage_K2, …), so dass bei der Übertragung und dem anschließenden Eingang bei den Gerichten die durch Sie gewählte Reihenfolge der Anlagen erhalten bleibt. Eine Änderung der Rangfolge der Anlagen in der Webanwendung des beA selbst wird aus technischen Gründen beim Versand nicht übertragen.
Bitte achten Sie darauf, dass alle Dateien stets auch eine sinnvolle Kurzbezeichnung haben sollten (z.B. 00-Schriftsatz, 01-Anlage_K1_Kaufvertrag), so dass für sämtliche Beteiligten der Inhalt der Anlage unmittelbar ersichtlich wird.
Eilige Angelegenheiten
Bei Nachrichten, die zeitnah dem Gericht vorliegen sollen (z.B. Fristverlängerungsanträge), sollte in die Betreff-Zeile vor dem eigentlichen Betreff daher das Wort „Eilt“ vorangestellt werden (jedoch nur dieses Wort, nicht z.B. „!Eilt“, „Sehr eilig“ oder „Dringend“).
Zusätzlich sollte auch auf dem Schriftsatz selbst, wie bisher zumeist bei Einreichungen per Papier üblich, ein „Eilt-Vermerk“ an prominenter Stelle aufgebracht werden.
Es wird darauf hingewiesen, dass die Kennzeichnung einer Nachricht in der Webanwendung des beA als „dringend“ durch Anhaken des entsprechenden Feldes nicht in das System der Justiz übertragen wird.
Verzicht auf die Nutzung des Nachrichtenfelds in der Webanwendung des beA
Das Nachrichten-Textfeld in der Webanwendung des beA wird künftig entfallen, sollte aber bereits jetzt nicht mehr genutzt werden. Die Übertragung dieses Textfeldes ist in der Justiz bereits abgekündigt. Der Inhalt des Textfeldes wird entsprechend nicht als solches in die Systeme der Justiz übertragen werden. Bis zum endgültigen Wegfall der Funktion wird dieser Text in eine gesonderte PDF-Datei übertragen und der Nachricht als (weitere) Anlage beigefügt. Es besteht bei der Nutzung des Nachrichten-Textfelds die Gefahr, dass dort hinterlegte Informationen übersehen werden könnten.
Zwangsvollstreckung
Vollstreckungsaufträge sind seit dem 01.01.2022 ebenfalls zwingend elektronisch einzureichen. Ob daneben die Übersendung des Vollstreckungstitels per analoger Post erforderlich ist, hängt davon ab, ob ein sog. Vereinfachter Vollstreckungsauftrag i. S. d. §§ 754a, 829a ZPO vorliegt. Liegt ein vereinfacher Vollstreckungsauftrag nicht vor, sollte bereits bei der Übersendung des elektronischen Vollstreckungsauftrags an geeigneter Stelle mitgeteilt werden, dass der Titel noch im Original folgt. Bei der anschließenden Übersendung des Titels sollte ebenfalls ein Hinweis aufgenommen werden, dass der Antrag bereits elektronisch übersandt wurde. Hierdurch wird für die Vollstreckenden ohne Rückfragen deutlich, dass die Originalunterlagen übersandt werden und bei Eingang wird eine Zuordnung zum jeweiligen Verfahren erleichtert. Eine Verzögerung des Vollstreckungsverfahrens wird auf diese Weise vermieden.
Vollstreckungsaufträge können grundsätzlich an die jeweilige Verteilerstelle der Gerichte adressiert werden. In eiligen Angelegenheiten kann sich im Einzelfall möglicherweise eine direkte Adressierung an den zuständigen Gerichtsvollzieher empfehlen. Bei einer direkten Adressierung des zuständigen Gerichtsvollziehers sollte dann auch eine ggf. erforderliche Übersendung des Vollstreckungstitels direkt an diesen erfolgen bzw. bei einer Übersendung des Vollstreckungstitels an die Verteilerstelle ein Hinweis auf die bereits erfolgte direkte Adressierung des Auftrags an den zuständigen Gerichtsvollzieher erfolgen um die Zuordnung zum jeweiligen Verfahren zu erleichtern. Welcher Gerichtsvollzieher in Bayern jeweils zuständig ist, können Sie über die Adressdatenbank der Gerichtsvollzieher in Bayern in Erfahrung bringen.
Grundbuchsachen
Derzeit ist eine elektronische Einreichung von Dokumenten nur beim AG Kehlheim möglich. Bei allen weiteren Gerichten ist in Grundbuchangelegenheiten weiterhin eine Einreichung in Papierform erforderlich, da andernfalls ein vollstreckungsrechtlicher Mangel vorliegen dürfte.
Vertrauliche Personalsachen
Sofern Mitarbeitende der Justiz in Personalsachen vertreten werden, wird vor dem Hintergrund der gerichtlichen Praxis der Verwaltungsabteilungen dringend empfohlen, bei Nachrichten an das Gericht in vertraulichen Personalsachen in der Betreff-Zeile einen entsprechenden Hinweis vorangestellt anzubringen (z.B. „vertrauliche Personalsache“ oder „vertrauliche Personalangelegenheit“). Auf diese Weise kann am ehesten vermieden werden, dass unbeteiligte Dritte den Nachrichteninhalt zur Kenntnis nehmen.
Weitere Informationen zum elektronischen Rechtsverkehr bei den Gerichten in Bayern finden Sie auch auf der Homepage des Bayerischen Staatsministeriums der Justiz.