beA / ERV

Vertreter / Urlaub

Für die passive Nutzungspflicht des beA nach § 31a Abs. 6 BRAO gilt während Ihres Urlaubs nichts anderes als in der „analogen“ Welt nach § 53 BRAO. Insofern besteht die Möglichkeit, dass Sie Ihrem Vertreter während Ihrer Urlaubsabwesenheit Zugriffsrechte für Ihr beA-Postfach einräumen können. Wie das funktioniert, ist im beA-Newsletter vom 17.12.2017 beschrieben.

Wie Sie Ihrem Kollegen die eingeräumten Rechte nach Ihrer Urlaubsrückkehr wieder entziehen, finden Sie in unserem beA-Newsletter vom 01.02.2017.

Zudem können E-Mail-Benachrichtigung eingerichtet werden, die automatisch über eingehende Post im beA des Postfachinhabers informiert. Eine E-Mail-Adresse kann bereits bei der Erstregistrierung am beA hinterlegt werden. Sie kann aber auch jederzeit wieder geändert werden. Auch mehrere E-Mail-Adressen können eingetragen werden. Damit kann man z.B. auch Mitarbeiter automatisch benachrichtigen lassen, wenn Nachrichten im beA des Postfachinhabers eingehen.

In folgenden beA-Newsletter finden Sie ausführliche Informationen zum Thema der E-Mail-Benachrichtigung bei eingehenden Nachrichten:

Ausgabe 7/2018 vom 13.09.2018
Ausgabe 4/2017 vom 25.01.2017

Ein Zugriff auf das beA ist übrigens auch von tragbaren Computern möglich. Da aus technischen Gründen die für das beA erforderliche lokale Softwarekomponente, die Client Security, derzeit nicht unter iOS und Android lauffähig ist, kann das beA von Geräten, die diese Betriebssysteme einsetzen, nicht genutzt werden.

Abwickler

Das beA-Postfach des Abzuwickelnden wird deaktiviert und nach einer angemessenen Zeit gelöscht werden:

Die Existenz des beA ist streng an das Vorliegen der Voraussetzungen des § 31a Abs. 1 S. 1 BRAO gebunden. Nach Widerruf der Zulassung oder Tod des Rechtsanwalts wird daher das Postfach zunächst deaktiviert und nach Ablauf einer angemessenen Zeit gelöscht (§ 31a Abs. 4 BRAO). Ein deaktiviertes Postfach ist für eingehende Nachrichten nicht zu erreichen. Die Deaktivierung des Postfachs erfolgt, sobald der entsprechende Eintrag im Gesamtverzeichnis nach § 31 BRAO durch die jeweilige Rechtsanwaltskammer gelöscht wird.

Als Abwickler erhalten Sie nach § 31a Abs. 3 Satz 2 BRAO Zugriff auf das beA des Abzuwickelnden. Hier kommt die Regelung in   § 25 Abs. 3 RAVPV zur Anwendung. Wird ein Abwickler bestellt, so räumt die BRAK diesem für die Dauer seiner Bestellung einen auf die Übersicht der eingegangenen Nachrichten beschränkten Zugang zum beA der Person ein, für die er benannt ist. Dabei müssen für den Abwickler der Absender und der Eingangszeitpunkt der Nachricht einsehbar sein; der Betreff, der Text und die Anhänge der Nachricht dürfen nicht einsehbar sein. Die zur Einräumung des Zugangs erforderliche Übermittlung von Daten durch die Rechtsanwaltskammer an die Bundesrechtsanwaltskammer erfolgt im automatisierten Verfahren. Der Abwickler hat mit seiner Bestellung automatisch Zugang zu den erforderlichen Daten des Abzuwickelnden.

Jedoch hat der Abwickler nur auf beschränkte Datensätze Zugang. Bei Eingang eines Dokuments hat er Zugriff auf die Absenderdaten und den Betreff und kann dies der entsprechenden Akte zuordnen. Es empfiehlt sich, mit dem Absender Kontakt aufzunehmen, über die Bestellung als Abwickler zu informieren und zu bitten, das Dokument direkt auf das beA des Rechtsanwalts (Abwickler) zu senden.

Zuständig für alle Fragen, die unmittelbar die beA-Karten und den diesbezüglichen Vertrag betreffen, ist die Bundesnotarkammer (bea@bnotk.de). Informationen der Bundesnotarkammer zur beA-Karte finden sich hier. Dort finden Sie auch das entsprechende Kündigungsformular für die beA-Karte des Abzuwickelnden.

Allgemeine Hinweise für die Tätigkeit des Abwicklers (Stand März 2018) finden Sie zudem hier.

Die Funktion "qualifizierte elektronische Signatur" können Sie bei der Bundesnotarkammer als Nachladesignatur für Ihre beA-Karte bestellen.

Wenn Sie eine beA-Karte Signatur bestellen, müssen Sie zusätzlich ein Identifizierungsverfahren durchlaufen. Das ist bei einer Notarin bzw. einem Notar im NotarIdent-Verfahren möglich.

Ab sofort kann aber auch von der Rechtsanwaltskammer Nürnberg im KammerIdent-Verfahren die Identifizierung in der Geschäftsstelle durchgeführt werden. Bitte vereinbaren Sie unbedingt vorher telefonisch einen Termin, damit auch eine Mitarbeiterin zur Verfügung steht, um das Identifizierungsverfahren durchzuführen.

Bitte beachten:

Aufgrund der pandemiebedingten Hygienebestimmungen sind nur Einzeltermine in der Geschäftsstelle möglich. Bitte bringen Sie zu dem Termin die ausgefüllte Selbstauskunft mit.

Seit dem 22.4.2021 gelten neue Vorgaben für die Benennung von Dateien, die per beA verschickt werden sollen. Die BRAK hatte in ihrem beA-Sondernewsletter 1/2021 vom 20. April 2021 bereits dargelegt, dass die Dateinamen nur noch aus den Buchstaben des deutschen Alphabets (inklusive der Umlaute Ä, ä, Ö, ö, Ü, ü und des ß), Ziffern, dem Unterstrich (_) und dem Minuszeichen (-) bestehen dürfen. Ein Punkt (.) darf nur zur Abtrennung der Dateinamensendung verwendet werden.

Im BRAK-Magazin 03/2021 hat die BRAK einen Artikel der Kollegen Dr. Sebastian Feiler (Köln) und Dr. Christoph Scheuring (Karlsruhe) veröffentlicht, mit dem Hilfestellung bei der Benennung und Umbenennung von Dateien geleistet wird.

zum Artikel

Vor dem Hintergrund der steigenden Bedeutung des elektronischen Rechtsverkehrs bittet die Justiz um eine exakte und aussagekräftige Bezeichnung der per beA eingereichten Schriftsätze samt Anlagen.

Nach § 2 Abs. 2 ERVV soll insbesondere der Dateiname den Inhalt des elektronischen Dokuments schlagwortartig umschreiben und bei der Übermittlung mehrerer elektronischer Dokumente eine logische Nummerierung enthalten. Erfolgt dies nicht, kann dies bei der Justiz in zweifacher Hinsicht Probleme verursachen:

1. Werden Anlagen zu Schriftsätzen nicht nachvollziehbar bezeichnet, können diese nach ihrem Ausdruck nicht unmittelbar mit der richtigen Beschriftung versehen und in die Akte eingeordnet werden. Daher wäre es wünschenswert, dass zum einen der Dateiname sinnvoll gewählt und zum anderen auf den Anlagen in der „klassischen“ Weise ein Kürzel (K1, K2, B1, B2 o.ä.) aufgebracht wird. Wird dies versäumt, führt dies zu einem erheblichen Mehraufwand, vor allem für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Geschäftsstellen. Dies ist vor allem dann der Fall, wenn ein Anlagenkonvolut in einer einzelnen pdf-Datei zusammengefasst wird. Genauso leidet darunter aber auch die Übersichtlichkeit der Schriftsätze und ihrer Anlagen, die für die Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälte der Gegenseite bestimmt sind.
2. Werden Schriftsätze nicht korrekt bezeichnet (z.B. ein Kostenfestsetzungsantrag lediglich als „Schriftsatz“), erscheint die unrichtige Bezeichnung – sofern sie nicht im Einzelfall durch das Gericht abgeändert wird – auch bei der elektronischen Zustellung an die Gegenseite, weshalb es bereits wiederholt zur Verweigerung der Rückleitung von Empfangsbekenntnissen gekommen ist. Dies kann für die Parteien zu vermeidbaren Verzögerungen im Verfahrensablauf führen. Nach den hier vorliegenden Erfahrungen tritt diese Problematik zwar nur in Einzelfällen auf. Im allseitigen Interesse eines möglichst effizienten Verfahrensablaufs möchte ich die Angelegenheit jedoch nochmals in Erinnerung rufen.

Die „Leitlinie Elektronische Akte“ des IT-Servicezentrums der bayerischen Justiz enthält in Abschnitt 3 Ausführungen zur Dokumentenbezeichnung innerhalb des Gerichts, an der sich auch Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälte orientieren können.

Weitere Informationen zur Benennung von Schriftsätzen entnehmen Sie bitte auch dem Unterabschnitt "Empfehlungen zum elektronischen Rechtsverkehr mit den Gerichten".

Seit dem 01.01.2022 gilt die Pflicht zur Nutzung des elektronischen Rechtsverkehrs.

Die grundsätzlichen Anforderungen an die elektronische Übersendung/Einreichung von Dokumenten ergeben sich aus der Verordnung über die technischen Rahmenbedingungen des elektronischen Rechtsverkehrs und über das besondere elektronische Behördenpostfach (Elektronischer-Rechtsverkehr-Verordnung - ERVV), der Bekanntmachung zu § 5 der Elektronischer-Rechtsverkehr-Verordnung (Elektronischer-Rechtsverkehr-Bekanntmachung 2022 - ERVB 2022) und der Verordnung über den elektronischen Rechtsverkehr bei den ordentlichen Gerichten (E-Rechtsverkehrsverordnung Justiz – ERVV Ju).
 

Um die Bearbeitung Ihrer Nachrichten für die Gerichte im Bezirk des OLG Nürnberg zu vereinfachen und die Verfahrensabläufe zu beschleunigen, empfiehlt die Rechtsanwaltskammer Nürnberg in Zusammenarbeit mit der Justiz für den Versand von Nachrichten zudem folgendes:

Angabe des Aktenzeichens

Geben Sie in der beA-Anwendung im Feld „Aktenzeichen Empfänger“ ausschließlich das gerichtliche Aktenzeichen – z.B.“3 O 01/21“ – ohne weitere Zusätze wie „Az:“ oder Namen der Prozessparteien und ohne Leerzeichen vor und nach dem „/“ an. Andernfalls kann eine automatische Zuordnung Ihrer Nachricht nicht zuverlässig erfolgen. Bitte achten Sie darauf, das aktuelle Aktenzeichen anzugeben!

Wird ein neues Verfahren eingeleitet, sollte im Feld „Aktenzeichen Empfänger“ ausschließlich das Wort „neu“ eingefügt werden.

Dies gilt auch bei der Einleitung eines Hauptsacheverfahrens nach einem vorangegangenen einstweiligen Verfahren. Hier sollte im Feld „Aktenzeichen Empfänger“ wiederum nur das Wort „neu“ angegeben werden. Das Aktenzeichen des einstweiligen Verfahrens sollte dann auf jeden Fall im Schriftsatz (nicht in der beA-Nachricht selbst) genannt werden, um einen Bezug zu dem vorhergehenden Verfahren herzustellen.

Versand von Anlagen

Die einzelnen Anlagen zu Schriftsätzen sollten möglichst als einzelne Dateien übersandt werden und nicht als Paket (also Anlage K1, Anlage K2… jeweils als eine gesonderte Datei anstatt Anlagen K1-10 als eine einzige Datei). Da die Dateinamen nicht zwingend in die Gerichtsakte übernommen werden, empfiehlt es sich zudem, auch auf den als Anlage zu einem Schriftsatz übersandten Dokumenten selbst (zumindest auf der ersten Seite) einen entsprechenden Anlagestempel aufzubringen oder den Dateinamen in der Fußzeile einzudrucken.

Da in den Systemen der Gerichte die mit einer beA-Nachricht übersandten Dateien alphabetisch sortiert werden, wird empfohlen, diese mit einer vorangestellten Nummer zu versehen (z.B. 00-Schriftsatz, 01-Anlage_K1, 02-Anlage_K2, …), so dass bei der Übertragung und dem anschließenden Eingang bei den Gerichten die durch Sie gewählte Reihenfolge der Anlagen erhalten bleibt. Eine Änderung der Rangfolge der Anlagen in der Webanwendung des beA selbst wird aus technischen Gründen beim Versand nicht übertragen.

Bitte achten Sie darauf, dass alle Dateien stets auch eine sinnvolle Kurzbezeichnung haben sollten (z.B. 00-Schriftsatz, 01-Anlage_K1_Kaufvertrag), so dass für sämtliche Beteiligten der Inhalt der Anlage unmittelbar ersichtlich wird.

Eilige Angelegenheiten

Bei Nachrichten, die zeitnah dem Gericht vorliegen sollen (z.B. Fristverlängerungsanträge), sollte in die Betreff-Zeile vor dem eigentlichen Betreff daher das Wort „Eilt“ vorangestellt werden (jedoch nur dieses Wort, nicht z.B. „!Eilt“, „Sehr eilig“ oder „Dringend“).

Zusätzlich sollte auch auf dem Schriftsatz selbst, wie bisher zumeist bei Einreichungen per Papier üblich, ein „Eilt-Vermerk“ an prominenter Stelle aufgebracht werden.

Es wird darauf hingewiesen, dass die Kennzeichnung einer Nachricht in der Webanwendung des beA als „dringend“ durch Anhaken des entsprechenden Feldes nicht in das System der Justiz übertragen wird.

Verzicht auf die Nutzung des Nachrichtenfelds in der Webanwendung des beA

Das Nachrichten-Textfeld in der Webanwendung des beA wird künftig entfallen, sollte aber bereits jetzt nicht mehr genutzt werden. Die Übertragung dieses Textfeldes ist in der Justiz bereits abgekündigt. Der Inhalt des Textfeldes wird entsprechend nicht als solches in die Systeme der Justiz übertragen werden. Bis zum endgültigen Wegfall der Funktion wird dieser Text in eine gesonderte PDF-Datei übertragen und der Nachricht als (weitere) Anlage beigefügt. Es besteht bei der Nutzung des Nachrichten-Textfelds die Gefahr, dass dort hinterlegte Informationen übersehen werden könnten.

Zwangsvollstreckung

Vollstreckungsaufträge sind seit dem 01.01.2022 ebenfalls zwingend elektronisch einzureichen. Ob daneben die Übersendung des Vollstreckungstitels per analoger Post erforderlich ist, hängt davon ab, ob ein sog. Vereinfachter Vollstreckungsauftrag i. S. d. §§ 754a, 829a ZPO vorliegt. Liegt ein vereinfacher Vollstreckungsauftrag nicht vor, sollte bereits bei der Übersendung des elektronischen Vollstreckungsauftrags an geeigneter Stelle mitgeteilt werden, dass der Titel noch im Original folgt. Bei der anschließenden Übersendung des Titels sollte ebenfalls ein Hinweis aufgenommen werden, dass der Antrag bereits elektronisch übersandt wurde. Hierdurch wird für die Vollstreckenden ohne Rückfragen deutlich, dass die Originalunterlagen übersandt werden und bei Eingang wird eine Zuordnung zum jeweiligen Verfahren erleichtert. Eine Verzögerung des Vollstreckungsverfahrens wird auf diese Weise vermieden.
Vollstreckungsaufträge können grundsätzlich an die jeweilige Verteilerstelle der Gerichte adressiert werden. In eiligen Angelegenheiten kann sich im Einzelfall möglicherweise eine direkte Adressierung an den zuständigen Gerichtsvollzieher empfehlen. Bei einer direkten Adressierung des zuständigen Gerichtsvollziehers sollte dann auch eine ggf. erforderliche Übersendung des Vollstreckungstitels direkt an diesen erfolgen bzw. bei einer Übersendung des Vollstreckungstitels an die Verteilerstelle ein Hinweis auf die bereits erfolgte direkte Adressierung des Auftrags an den zuständigen Gerichtsvollzieher erfolgen um die Zuordnung zum jeweiligen Verfahren zu erleichtern. Welcher Gerichtsvollzieher in Bayern jeweils zuständig ist, können Sie über die Adressdatenbank der Gerichtsvollzieher in Bayern in Erfahrung bringen.

Grundbuchsachen

Derzeit ist eine elektronische Einreichung von Dokumenten nur beim AG Kehlheim möglich. Bei allen weiteren Gerichten ist in Grundbuchangelegenheiten weiterhin eine Einreichung in Papierform erforderlich, da andernfalls ein vollstreckungsrechtlicher Mangel vorliegen dürfte.

Vertrauliche Personalsachen

Sofern Mitarbeitende der Justiz in Personalsachen vertreten werden, wird vor dem Hintergrund der gerichtlichen Praxis der Verwaltungsabteilungen dringend empfohlen, bei Nachrichten an das Gericht in vertraulichen Personalsachen in der Betreff-Zeile einen entsprechenden Hinweis vorangestellt anzubringen (z.B. „vertrauliche Personalsache“ oder „vertrauliche Personalangelegenheit“). Auf diese Weise kann am ehesten vermieden werden, dass unbeteiligte Dritte den Nachrichteninhalt zur Kenntnis nehmen.

Weitere Informationen zum elektronischen Rechtsverkehr bei den Gerichten in Bayern finden Sie auch auf der Homepage des Bayerischen Staatsministeriums der Justiz.

Seit dem 01.01.2022 ist die Nutzung des elektronischen Rechtsverkehrs für die Anwaltschaft verpflichtend - sog. aktive Nutzungspflicht. Der beA-Anwendersupport hat hierzu einen Überblick über die zu beachtenden Rahmenbedingungen mit zahlreichen Informationen erstellt. Er wird regelmäßig angepasst werden. Den Überblick finden Sie hier.