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Kammermitteilung WIR 2/2024
  • Jahresbericht 2024 für das Geschäftsjahr 2023

beA / ERV

Seit 01.01.2018 besteht die passive Nutzungpflicht für das besondere elektronische Anwaltspostfach, kurz beA. Seit dem 01.01.2022 ist der verpflichtende elektronische Rechtsverkehr flächendeckend eingeführt. Schriftsätze und sonstige Dokumente können von der Anwaltschaft nur noch als elektronische Dokumente bei den Gerichten eingereicht werden (sog. aktive Nutzungspflicht). 

Wir haben Ihnen hier einige Informationen zusammen gestellt, die Ihnen den Umgang mit beA erleichtern sollen.

Sollte der Versand von Nachrichten über das beA einmal nicht funktionieren, können Sie beim beA-Support aktuelle und vergangene Störungs- und Wartungsmeldungen einzusehen. Aktuelle Meldungen zu Störungen des von der Jusitz genutzten EGVP finden Sie hier. Aktuelle Informationen - auch zu Updates der Client Security u.ä. - erhalten Sie über den beA-Newsletter der Bundesrechtsanwaltskammer.

Aktuelle Informationen

Aktuelle Informationen zum beA (insbesondere zu Updates und Funktionen) veröffentlicht die BRAK laufend mit ihrem beA-Newsletter, für den Sie sich kostenlos anmelden können.

Hinweis:
Seit Februar steht eine mobile beA-App der BRAK in den App Stores für iOS und Android zum Download zur Verfügung. Zunächst kann die App nur für den Empfang und das Lesen von Nachrichten und Anhängen im Posteingang genutzt werden. Ein erweiterter Funktionsumfang der beA-App ist in Planung. Zudem ist die Anmeldung an der App ausschließlich für Postfachbesitzer, nicht jedoch für Mitarbeitende und auch nur für ein Postfach möglich. Für die Nutzung der App wird ein Software-Zertifikat benötigt. Weitere Informationen zur Nutzung der beA-App finden Sie im Anwenderhandbuch zur beA-App für mobile Geräte.

 

23.05.2024
Die BRAK teilt mit, dass die Zertifizierungsstelle der Bundesnotarkammer die Möglichkeit zur Verfügung gestellt hat, über das beA-Protal der BRAK Softwarezertifikate zu erstellen und die bei der Zertifizierungsstelle hinterlegten Daten zu pflegen. Weitere Informationen sowie eine Anleitung finden Sie im beA-Sondernewsletter 4/2024.

15.05.2024
Das beA bietet mit der aktuellen Version 3.26 nun die Möglichkeit, Nachrichten, die nicht erfolgreich übermittelt werden konnten, aus dem Postausgangsordner erneut zu versenden und Nachrichten an ein "Mein-Jusitzpostafch" (MJP) aus der beA-Webanwendung heraus zu versenden bzw. eine von einem MJP eingehende Nachricht zu beantworten. Weitere Informationen hierzu finden Sie im beA-Sondernewsletter 3/2024.

 


beA Anwenderhilfe der BRAK

Obwohl die Nutzung des beA den meisten Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälten längst vertraut ist, treten immer wieder Fragen und Probleme auf, bei denen eine schnelle Lösung wünschenswert ist. Die Möglichkeit, gezielt nachlesen zu können, spart Zeit und führt häufig schnell zum Erfolg. Dafür stellt die BRAK in der beA-Webanwendung die Anwenderhilfe bereit und entwickelt sie im Interesse der Nutzerinnen und Nutzer technisch und inhaltlich laufend fort.

beA ClientSecurity bei der Nutzung von Terminalservern

Die auf der Startseite der beA-Webanwendung zum Download bereitgestellte beA Client-Security kann auch in einer Terminalserverumgebung installiert werden. Die Software muss durch  den Administrator des Terminalservers heruntergeladen und die Installation einmalig auf dem Server ausgeführt werden. Weitere Informationen zum Herunterladen und Installieren der beA Client-Security in einer Terminalserverumgebung finden Sie hier.

beA für Berufsausübungsgesellschaften

Mit dem Inkrafttreten der großen BRAO-Reform zum 01.08.2022 wird auch für alle zugelassenen Berufsausübungsgesellschaften ein beA eingerichtet, § 31b Abs. 1 BRAO. Auch für jede Zweigstelle der Berufsausübungsgemeinschaft wird ein weiteres beA eingerichtet, § 31b Abs. 4 S. 1 BRAO. Für diese Postfächer gilt gem. § 31b Abs. 5 BRAO uneingeschränkt die Nutzungspflicht gem. § 31a Abs. 6 BRAO.

In dem Artikel von RAin Julia von Seltmann, WIR 4/2022, werden die Voraussetzungen für die Einrichtung des Postfachs erläutert und die wesentlichen Unterschiede zwischen dem persönllichen beA und denen für Berufsausübungsgesellschaften erklärt. Zudem werden Hinweise gegeben, was es zu beachten gilt.

In dem Artikel der BRAK vom 02.09.2022 werden noch einmal Erstregistrierung, sicherer Übermittlungsweg und Bestellung der beA-Karten dargestellt. Weitere Informationen zum sicheren Übermittlungsweg bei der Nutzung des beA der Berufsausübungsgesellschaft finden Sie hier - BRAK und DAV empfehlen derzeit, aus dem beA der Berufsausübungsgesellschaften eingereichte Schriftsätze qualifiziert elektronisch zu signieren.

Eine Anleitung zum Bestellprozess von beA-Produkten für Berufsausübungsgesellschaften finden Sie hier.

Weitere Informationen der Bundesnotarkammer zur Bestellung der beA-Produkte für Berufsausübungsgesellschaften finden Sie auch auf den Seiten des beA-support.

Die Rechtsanwaltskammer Nürnberg empfiehlt in Zusammenarbeit mit der Justiz:
Die Berufsausübungsgemeinschaften sollten bei der Übersendung elektronischer Nachrichten an die Gerichte auf ihrem Briefkopf an prominenter Stelle mitteilen, dass eine Adressierung von Nachrichten der Gerichte an das beA der Berufsausübungsgemeinschaft gewünscht wird. An gleicher Stelle sollte die Berufsausübungsgemeinschaft dem Gericht mitteilen, wenn in bestimmten Verfahrensarten oder Einzelfällen doch einmal keine Adressierung an das beA der Berufsausübungsgemeinschaft gewünscht ist. Es sollte darauf geachtet werden, dass insbesondere Letzteres zuverlässig an die Gerichte mitgeteilt wird.

 

 

 

beA für Vertreter/Abwickler

Vertreter / Urlaub

Sofern Sie sich länger als zwei Wochen von Ihrer Kanzlei entfernen oder länger als eine Woche gehindert sind, den Anwaltsberuf auszuüben, müssen Sie für Ihre Vertretung sorgen. Nach § 54 Abs. 2 BRAO müssen Sie Ihrer Vertretung einen Zugang zu Ihrem beA Postfach einräumen, diese muss zumindest befugt sein, Posteingänge zur Kenntnis zu nehmen und elektronische Empfangsbekenntnisse abzugeben. Wie das funktioniert, ist im beA-Newsletter vom 17.12.2017 und in der Anleitung des beA-Supports beschrieben.

Derzeit ist es für die Vertretung technisch noch nicht möglich, die Schriftform durch die Übermittlung einer Nachricht aus dem Postfach des Vertretenen auf einem sicheren Übermittlungsweg zu ersetzen. Die Rücksendung elektronischer Empfangsbekenntnisse erfordert somit bis auf weiteres die qualifizierte elektronische Signatur der Vertretung !

Wie Sie Ihrem Kollegen die eingeräumten Rechte nach Ihrer Urlaubsrückkehr wieder entziehen, finden Sie in dem beA-Newsletter vom 01.02.2017.

Zudem kann eine E-Mail-Benachrichtigung eingerichtet werden, die automatisch über eingehende Post im beA des Postfachinhabers informiert. Eine E-Mail-Adresse kann bereits bei der Erstregistrierung am beA hinterlegt werden. Sie kann aber auch jederzeit wieder geändert werden. Auch mehrere E-Mail-Adressen können eingetragen werden. Damit kann man z.B. auch Mitarbeiter automatisch benachrichtigen lassen, wenn Nachrichten im beA des Postfachinhabers eingehen.

In folgenden beA-Newsletter finden Sie ausführliche Informationen zum Thema der E-Mail-Benachrichtigung bei eingehenden Nachrichten:

Ausgabe 7/2018 vom 13.09.2018
Ausgabe 4/2017 vom 25.01.2017

Ein Zugriff auf das beA ist übrigens auch von tragbaren Computern möglich. Da aus technischen Gründen die für das beA erforderliche lokale Softwarekomponente, die Client Security, derzeit nicht unter iOS und Android lauffähig ist, kann das beA von Geräten, die diese Betriebssysteme einsetzen, nicht genutzt werden.

Abwickler

Das beA-Postfach des Abzuwickelnden wird deaktiviert und nach einer angemessenen Zeit gelöscht werden:

Die Existenz des beA ist streng an das Vorliegen der Voraussetzungen des § 31a Abs. 1 S. 1 BRAO gebunden. Nach Widerruf der Zulassung oder Tod des Rechtsanwalts wird daher das Postfach zunächst deaktiviert und nach Ablauf einer angemessenen Zeit gelöscht (§ 31a Abs. 4 BRAO). Ein deaktiviertes Postfach ist für eingehende Nachrichten nicht zu erreichen. Die Deaktivierung des Postfachs erfolgt, sobald der entsprechende Eintrag im Gesamtverzeichnis nach § 31 BRAO durch die jeweilige Rechtsanwaltskammer gelöscht wird.

Als Abwickler erhalten Sie nach § 31a Abs. 3 Satz 2 BRAO Zugriff auf das beA des Abzuwickelnden. Hier kommt die Regelung in   § 25 Abs. 3 RAVPV zur Anwendung. Wird ein Abwickler bestellt, so räumt die BRAK diesem für die Dauer seiner Bestellung einen auf die Übersicht der eingegangenen Nachrichten beschränkten Zugang zum beA der Person ein, für die er benannt ist. Dabei müssen für den Abwickler der Absender und der Eingangszeitpunkt der Nachricht einsehbar sein; der Betreff, der Text und die Anhänge der Nachricht dürfen nicht einsehbar sein. Die zur Einräumung des Zugangs erforderliche Übermittlung von Daten durch die Rechtsanwaltskammer an die Bundesrechtsanwaltskammer erfolgt im automatisierten Verfahren. Der Abwickler hat mit seiner Bestellung automatisch Zugang zu den erforderlichen Daten des Abzuwickelnden.

Jedoch hat der Abwickler nur auf beschränkte Datensätze Zugang. Bei Eingang eines Dokuments hat er Zugriff auf die Absenderdaten und den Betreff und kann dies der entsprechenden Akte zuordnen. Es empfiehlt sich, mit dem Absender Kontakt aufzunehmen, über die Bestellung als Abwickler zu informieren und zu bitten, das Dokument direkt auf das beA des Rechtsanwalts (Abwickler) zu senden.

Zuständig für alle Fragen, die unmittelbar die beA-Karten und den diesbezüglichen Vertrag betreffen, ist die Bundesnotarkammer (bea@bnotk.de). Informationen der Bundesnotarkammer zur beA-Karte finden sich hier. Dort finden Sie auch das entsprechende Kündigungsformular für die beA-Karte des Abzuwickelnden.

Allgemeine Hinweise für die Tätigkeit des Abwicklers (Stand März 2018) finden Sie zudem hier.

beA für weitere Kanzleien

Im Rahmen der sog. “kleinen BRAO-Reform” wurde mit Wirkung zum 18.05.2017 § 27 BRAO erweitert und die Möglichkeit geschaffen, neben der (Haupt-) Kanzlei nicht nur eine Zweigstelle errichten, sondern auch eine weitere Kanzlei betreiben zu können.

Im Gegensatz zur Zweigstelle ist die weitere Kanzlei rechtlich vollkommen unabhängig von der Hauptkanzlei. Sie trägt einen anderen Kanzleinamen und steht in keinerlei Beziehung zur Hauptkanzlei. Für sie gelten die gleichen Voraussetzungen gemäß § 27 BRAO, 5 BORA.

Für jede weitere Kanzlei wird gemäß § 31a Abs. 7 BRAO ein weiteres besonderes elektronisches Anwaltspostfach (beA) eingerichtet. Da es sich um rechtlich vollkommen eigenständige Kanzleien handelt ist dies erforderlich, um die unabhängige Organisation der Kanzleien zu gewährleisten und die Verschwiegenheitspflicht zu wahren. Das weitere beA hat eine eigene safe-ID und benötigt eine eigene beA-Karte.

Achtung: Entscheidet sich der Rechtsanwalt, die weitere Kanzlei wieder aufzugeben, wird das beA mit der Löschung der weiteren Kanzlei aus dem bundesweiten Anwaltsregister gesperrt, d.h. Zustellungen an dieses Postfach sind nicht mehr möglich, aber auch der Rechtsanwalt hat ab diesem Zeitpunkt keine Möglichkeit mehr, auf das Postfach zuzugreifen. Laden Sie deshalb rechtzeitig alle Nachrichten aus dem beA auf Ihren PC bevor Sie uns die Aufgabe der weiteren Kanzlei mitteilen!

beA-Karte Signatur

Die beA-Karten ab der Generation 2023 sind ausschließlich mit der Funktion der Fernsignatur ausgestattet, bei der das Zertifikat auf einem Server der BNotK gespeichert und im Rahmen des Signaturvorgangs dort abgerufen wird.

Informationen zur Nutzung des Fernsignaturservices in der beA-Webanwendung hat RAin von Seltmann (BRAK) im BRAK-Magazin 5/2022 (S. 10) zusammengefasst.

Die Rechtsanwaltskammer Nürnberg kann im KammerIdent-Verfahren die für die Freischaltung der Signatur erforderliche Identifizierung der Karteninhaber in der Geschäftsstelle durchführen. Bitte vereinbaren Sie unbedingt vorher telefonisch einen Termin, damit auch eine Mitarbeiterin zur Verfügung steht, um das Identifizierungsverfahren durchzuführen. Bitte bringen Sie zu dem Termin das Antragsformular für die beA-Signatur, das Ihnen von der BNotK zur Verfügung gestellte Identifikationsformular sowie einen gültigen Personalausweis (bzw. Reisepass mit aktueller Meldebescheinigung) mit.

beA Support

Uns erreichen viele Fragen zum beA. Bitte beachten Sie, dass wir Sie bei technischen Fragen nicht unterstützen können. Wer Ihnen bei welchen Fragen weiterhelfen kann, finden Sie im Support-Wegweiser der Bundesrechtsanwaltskammer.

Zudem finden Sie Antworten auf die meisten Fragen rund um beA in der FAQs der BRAK und und im beA-newsletter der Bundesrechtsanwaltskammer (Tipp zum Suchen im beA-Newsletter).

Benennung von Schriftsätzen und Anlagen im beA

Seit dem 22.4.2021 gelten neue Vorgaben für die Benennung von Dateien, die per beA verschickt werden sollen. Die BRAK hatte in ihrem beA-Sondernewsletter 1/2021 vom 20. April 2021 bereits dargelegt, dass die Dateinamen nur noch aus den Buchstaben des deutschen Alphabets (inklusive der Umlaute Ä, ä, Ö, ö, Ü, ü und des ß), Ziffern, dem Unterstrich (_) und dem Minuszeichen (-) bestehen dürfen. Ein Punkt (.) darf nur zur Abtrennung der Dateinamensendung verwendet werden.

Im BRAK-Magazin 03/2021 hat die BRAK einen Artikel der Kollegen Dr. Sebastian Feiler (Köln) und Dr. Christoph Scheuring (Karlsruhe) veröffentlicht, mit dem Hilfestellung bei der Benennung und Umbenennung von Dateien geleistet wird.

zum Artikel


Vor dem Hintergrund der steigenden Bedeutung des elektronischen Rechtsverkehrs bittet die Justiz um eine exakte und aussagekräftige Bezeichnung der per beA eingereichten Schriftsätze samt Anlagen.

Nach § 2 Abs. 2 ERVV soll insbesondere der Dateiname den Inhalt des elektronischen Dokuments schlagwortartig umschreiben und bei der Übermittlung mehrerer elektronischer Dokumente eine logische Nummerierung enthalten. Erfolgt dies nicht, kann dies bei der Justiz in zweifacher Hinsicht Probleme verursachen:

  1. Werden Anlagen zu Schriftsätzen nicht nachvollziehbar bezeichnet, können diese nach ihrem Ausdruck nicht unmittelbar mit der richtigen Beschriftung versehen und in die Akte eingeordnet werden. Daher wäre es wünschenswert, dass zum einen der Dateiname sinnvoll gewählt und zum anderen auf den Anlagen in der „klassischen“ Weise ein Kürzel (K1, K2, B1, B2 o.ä.) aufgebracht wird. Wird dies versäumt, führt dies zu einem erheblichen Mehraufwand, vor allem für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Geschäftsstellen. Dies ist vor allem dann der Fall, wenn ein Anlagenkonvolut in einer einzelnen pdf-Datei zusammengefasst wird. Genauso leidet darunter aber auch die Übersichtlichkeit der Schriftsätze und ihrer Anlagen, die für die Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälte der Gegenseite bestimmt sind.
  2. Werden Schriftsätze nicht korrekt bezeichnet (z.B. ein Kostenfestsetzungsantrag lediglich als „Schriftsatz“), erscheint die unrichtige Bezeichnung – sofern sie nicht im Einzelfall durch das Gericht abgeändert wird – auch bei der elektronischen Zustellung an die Gegenseite, weshalb es bereits wiederholt zur Verweigerung der Rückleitung von Empfangsbekenntnissen gekommen ist. Dies kann für die Parteien zu vermeidbaren Verzögerungen im Verfahrensablauf führen. Nach den hier vorliegenden Erfahrungen tritt diese Problematik zwar nur in Einzelfällen auf. Im allseitigen Interesse eines möglichst effizienten Verfahrensablaufs möchte ich die Angelegenheit jedoch nochmals in Erinnerung rufen.

Die „Leitlinie Elektronische Akte“ des IT-Servicezentrums der bayerischen Justiz (Stand 05.01.2023) enthält in Abschnitt 3 Ausführungen zur Dokumentenbezeichnung innerhalb des Gerichts, an der sich auch Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälte orientieren können. Für Verfahren in Familiensachen wird die Leitlinie ergänzt durch das Abkürzungsverzeichnis eAkte FAM.

Sollten Sie mit Gerichten außerhalb Bayerns kommunizieren, weisen wir auf nachfolgende Empfehlungen der Länder zur Benamung von Dokumenten im ERV hin:
- Rheinland-Pfalz (unter Nr.4 Bearbeitungshinweise)
- Nordrhein-Westfalen
- Niedersachsen (unter Nr. 6)
- Hamburg (unter Nr. 4.1.)

Weitere Informationen zur Benennung von Schriftsätzen entnehmen Sie bitte auch dem Unterabschnitt "Empfehlungen zum elektronischen Rechtsverkehr mit den Gerichten".

Berufsrechtliche Fragen zum beA

Passive Nutzungspflicht, § 31a Abs. 6 BRAO

Nach § 31a Abs. 1 BRAO richtet die BRAK für jedes im Gesamtverzeichnis eingetragene Mitglied einer Rechtsanwaltskammer ein besonderes elektronisches Anwaltspostfach (beA) empfangsbereit ein. Ausnahmen sind nicht vorgesehen, auch nicht aus Altergründen oder aufgrund der Art oder des Umfangs der Tätigkeit. Rechtsanwälte im öffentlichen Dienst (§ 47 BRAO) erhalten ebenfalls ein Postfach. Auch Syndikusrechtsanwältinnen und Syndikusrechtsanwälte erhalten ein beA-Postfach. Gleiches gilt seit dem 01.08.2022 auch für zugelassene Berufsausübungsgesellschaften. Ein Antrag oder eine sonstige Mitwirkung zur Einrichtung des Postfachs sind nicht vorgesehen; Postfächer werden unmittelbar empfangsbereit eingerichtet.

Die sog. passive Nutzungspflicht des beA ist in § 31a Abs. 6 BRAO normiert. Danach sind bereits seit dem 01.01.2018 Inhaber und Inhaberinnen eines beA gesetzlich verpflichtet, die für dessen Nutzung erforderlichen technischen Einrichtungen vorzuhalten sowie Zustellungen und den Zugang von Mitteilungen über das beA zur Kenntnis zu nehmen. 

Weitergabe der beA-Karte und der PIN an Dritte unzulässig, § 26 Abs. 1 RAVPV

Inhaber und Inhaberinnen von beA-Karten dürfen nach § 26 Abs. 1 RAVPV das für Sie erzeugte Zertifikat sowie die zugehörige die Zertifikats-PIN (bei der Nutzung des beA also die beA-Karte nebst PIN) nicht an Dritte, z.B. das Kanzleipersonal, weitergeben oder diesen überlassen. Erfolgt eine Weitergabe/Überlassung dennoch, kann dies zahlreiche Konsequenzen nach sich ziehen. Die Weitergabe/Überlassung stellt zunächst eine in der Regel zu ahndende Verletzung allgemeiner Berfuspflichten dar. Wird der beA-Zugang in unzulässiger Weise durch Dritte genutzt, stellt das betroffene beA zudem grundsätzlich keinen sicheren Übermittlungsweg i. S. d. § 130a ZPO mehr dar - einfach signierte Schriftsätze aus dem Postfach des Rechtsanwalts an das Gericht können mithin nicht mehr wirksam übersendet werden. Nach Auffassung des ArbG Lübeck (Verfügung vom 19.06.2019, Az. 6 Ca 679/19) gilt dies solange, bis der betroffene Rechtsanwalt die PIN  seiner beA-Karte ändert. Geht ein Verfahren wegen der unwirksamen Einreichung verloren, drohen überdies (wohl nicht über die Berufshaftpflichtversicherung regulierbare) Schadenersatzforderungen der Mandanten.
Sollen Mitarbeitende Zugriff auf das persönliche beA erhalten, so kann dies über die Nutzung von sog. Mitarbeiterkaten oder Softwarezertifikaten ermöglicht werden (weitere Informationen finde Sie hier; Informationen zur Zuordnung eines Mitarbeiters zum eigenen beA-Postfach finden sie hier; eine Übersicht der zu vergebenden Rechte finden sie hier).

Ausland

Wer von der Kanzleipflicht aufgrund der Tätigkeit im Ausland befreit ist (§ 29a BRAO), muss in Deutschland einen Zustellungsbevollmächtigten (§ 30 BRAO) haben. Seit der Änderung der BRAO wird für den Zustellungsbevollmächtigten kein eigenes beA mehr eingerichtet, das den Pflichten des § 31a Abs. 6 BRAO untefallen würde. Statt dessen hat das von der Kanzleipflicht befreite Mitlgied dem Zustellungsbevollmächtigten einen Zugang zu seinem besonderen elektronischen Anwaltspostfach einzuräumen. Der Zustellungsbevollmächtigte muss zumindest befugt sein, Posteingänge zur Kenntnis zu nehmen und elektronische Empfangsbekenntnisse abzugeben, § 30 Abs. 1 S. 2 u. 3 BRAO. Die Rechtevergabe wird in einer Anleitung des beA-Supports ausführlich erklärt.

Mutterschutz/Elternzeit

Auch  während des Mutterschutzes und der Elternzeit gilt für die in das Gesamtverzeichnis eingetragenen Mitglieder die uneingeschränkte passive Nutzungspflicht nach § 31a Abs. 6 BRAO.

Sofern Sie keinen Vertreter, Abwickler und Zustellungsbevollmächtigten haben, sollten Sie sich deshalb am besten dahingehend organisieren, dass Sie ihren Kollegen oder Mitarbeitern bestimmte Rechte an ihrem beA einräumen.

Folgende beA-Newsletter befassen sich mit dem Thema der Rechtevergabe:

Ausgabe 18/2018 vom 20.09.2018
Ausgabe 10/2017 vom 09.03.2017

Zudem können Sie eine E-Mail-Benachrichtigung einrichten, die Sie automatisch über eingehende Post in Ihrem beA informiert. Eine E-Mail-Adresse können Sie bereits bei der Erstregistrierung an Ihrem beA hinterlegen. Sie kann aber auch jederzeit wieder geändert werden. Auch mehrere E-Mail-Adressen können eingetragen werden. Damit können Sie z.B. auch Ihre Kanzleimitarbeiter automatisch benachrichtigen lassen, wenn Post in Ihrem beA eingeht.

In folgende beA-Newsletter finden Sie ausführliche Informationen zum Thema der E-Mail-Benachrichtigung bei eingehenden Nachrichten:

Ausgabe 17/2018 vom 13.09.2018
Ausgabe 4/2017 vom 25.01.2017

Empfehlungen zum elektronischen Rechtsverkehr mit den Gerichten

Seit dem 01.01.2022 gilt die Pflicht zur Nutzung des elektronischen Rechtsverkehrs.

Die grundsätzlichen Anforderungen an die elektronische Übersendung/Einreichung von Dokumenten ergeben sich aus der Verordnung über die technischen Rahmenbedingungen des elektronischen Rechtsverkehrs und über das besondere elektronische Behördenpostfach (Elektronischer-Rechtsverkehr-Verordnung - ERVV), der Bekanntmachung zu § 5 der Elektronischer-Rechtsverkehr-Verordnung (Elektronischer-Rechtsverkehr-Bekanntmachung 2022 - ERVB 2022) und der Verordnung über den elektronischen Rechtsverkehr bei den ordentlichen Gerichten (E-Rechtsverkehrsverordnung Justiz – ERVV Ju).
 

Um die Bearbeitung Ihrer Nachrichten für die Gerichte im Bezirk des OLG Nürnberg zu vereinfachen und die Verfahrensabläufe zu beschleunigen, empfiehlt die Rechtsanwaltskammer Nürnberg in Zusammenarbeit mit der Justiz für den Versand von Nachrichten zudem folgendes:

Keine Einreichung mehrerer Schriftsätze in einer beA-Nachricht 

Bei der Einreichung mehrerer Schriftsätze im Rahmen einer einzigen beA-Nachricht (z.B. Rechtsmitteleinlegung und Kostenfestsetzungsantrag) besteht die Gefahr, dass nur der erste Schriftsatz veraktet wird, nachfolgende Schriftsätze dann aber versehentlich nicht übernommen werden. Dies gilt insbesondere, wenn Schriftsätze im Dateinamen nicht klar und nachvollziehbar benannt werden. Dieses Risiko lässt sich durch Einreichung jeweils nur eines Schriftsatzes pro beA-Nachricht ( zuzüglich etwaiger Anlagen zu diesem Schriftsatz) vermeiden.

Angabe des Aktenzeichens

In bereits bei Gericht anhängigen Verfahren geben Sie in der beA-Webanwendung im Feld „Aktenzeichen Empfänger“ bitte ausschließlich das gerichtliche Aktenzeichen – z.B.“3 O 01/21“ – ohne weitere Zusätze wie „Az:“ oder Namen der Prozessparteien an. Wichtig ist, dass das exakte, vollständige Aktenzeichen inklusive seitens der Justiz vergebener Leerzeichen immer angegeben wird. Andernfalls kann eine automatische Zuordnung Ihrer Nachricht in die zuständigen Organisationseinheit und dort unmittelbare Bearbeitung nicht zuverlässig erfolgen, was i. d. R. zu Verzögerungen im Verfahrensablauf führt. Bitte achten Sie darauf, das aktuelle Aktenzeichen anzugeben!

Wird ein neues Verfahren eingeleitet, sollte im Feld „Aktenzeichen Empfänger“ ausschließlich das Wort „neu“ eingefügt werden.

Dies gilt auch bei der Einleitung eines Hauptsacheverfahrens nach einem vorangegangenen einstweiligen Verfahren. Hier sollte im Feld „Aktenzeichen Empfänger“ wiederum nur das Wort „neu“ angegeben werden. Das Aktenzeichen des einstweiligen Verfahrens sollte dann auf jeden Fall im Schriftsatz (nicht in der beA-Nachricht selbst) genannt werden, um einen Bezug zu dem vorhergehenden Verfahren herzustellen.

Versand von Anlagen 

Die einzelnen Anlagen zu Schriftsätzen sollten möglichst als einzelne Dateien übersandt werden und nicht als Paket (also Anlage K1, Anlage K2… jeweils als eine gesonderte Datei anstatt Anlagen K1-10 als eine einzige Datei). Die Übermittlung von mehreren Anlagen innerhalb eines einzigen Dokuments verursacht bei den Geschäftsstellen der Gerichte einen deutlichen Mehraufwand und kann daher zu erheblich längeren Bearbeitungszeiten führen. Da die Dateinamen nicht zwingend in die Gerichtsakte übernommen werden, empfiehlt es sich zudem, auch auf den als Anlage zu einem Schriftsatz übersandten Dokumenten selbst (zumindest auf der ersten Seite) einen entsprechenden Anlagestempel aufzubringen oder den Dateinamen in der Fußzeile einzudrucken.

Da in den Systemen der Gerichte die mit einer beA-Nachricht übersandten Dateien alphabetisch sortiert werden, wird empfohlen, diese mit einer vorangestellten Nummer zu versehen (z.B. 00-Schriftsatz, 01-Anlage_K1, 02-Anlage_K2, …), so dass bei der Übertragung und dem anschließenden Eingang bei den Gerichten die durch Sie gewählte Reihenfolge der Anlagen erhalten bleibt. Eine Änderung der Rangfolge der Anlagen in der Webanwendung des beA selbst wird aus technischen Gründen beim Versand nicht übertragen.

Bitte achten Sie grundsätzlich darauf, dass alle Dateien stets auch eine sinnvolle und nachvollziehbare Kurzbezeichnung haben sollten (z.B. 00-Schriftsatz, 01-Anlage_K1_Kaufvertrag), so dass für sämtliche Beteiligten der Inhalt der Anlage unmittelbar ersichtlich wird. 

Eilige Angelegenheiten 

Bei Nachrichten, die zeitnah dem Gericht vorliegen sollen (z.B. Fristverlängerungsanträge), empfahl die Rechtsanwaltskammer in Absprache mit der Justiz ursprünglich, in die Betreff-Zeile vor dem eigentlichen Betreff das Wort „Eilt“ voranzustellen. Diese Empfehlung konnte ab dem 01.08.2022nicht mehr aufrechterhalten werden, da seither aufgrund einer Anpassung der XJustiz-Standards der Inhalt des Felds "Betreff" in der Anwendungsmaske der Justiz nicht mehr angezeigt wird.

Es wird daher seitdem empfohlen, im Schriftsatz selbst – also dem PDF-Dokument – an prominenter Stelle auf die Eilbedürftigkeit hinzuweisen, gegebenenfalls in der Bezeichnung des Dateinamens (zusätzlich) einen Hinweis auf die Eilbedürftigkeit voranzustellen (z.B. „EILT_Klageschrift.pdf). Gegebenenfalls kann im Einzelfall nach Versand telefonisch die entsprechende Serviceeinheit der Justiz darauf hingewiesen werden, dass eine entsprechende Nachricht versandt wurde.

Mit dem Update 3,15 der beA-Software am 27.10.2022 wurde ein neues Auswahlfeld „Sendungspriorität“ eingeführt, in welchem die Eilbedürftigkeit anwaltlicher Schriftsätze für den jeweiligen Empfänger kenntlich gemacht werden kann. Bei eiligen Schriftsätzen sollte seitdem der entsprechende Zusatz „Eilt“ ausgewählt werden, damit in der Folge eine priorisierte Bearbeitung bei der Justiz erfolgen kann. Nachdem bei der Justiz aber noch nicht vollständig und flächendeckend die eAkte zum Einsatz kommt, bleibt die im vorstehenden Absatz ausgesprochene Empfehlung nach Rücksprache mit der Justiz dennoch weiterhin bestehen.

Adressierung von Nachrichten an einen Bereitschaftsdienst

Sofern eine Nachricht an einen der gerichtlichen Bereitschaftsdienste übersandt werden soll, besteht in Bayern grundsätzlich die Möglichkeit diese direkt an für die Bereitschaftsdienste speziell eingerichtete Postfächer zu adressieren. Diese Postfächer werden jedoch grundsätzlich nur während der Bereitschaftsdienstzeiten abgerufen. Es wird daher in Absprache mit der Jusitz empfohlen, die Nachricht an das zuständige Gericht und dessen allgemeines Postfach zu adressieren und bei der mit dem Update 3,15 der beA-Software am 27.10.2022 eingeführten „Sendungspriorität“ in der beA-Webanwendung den jeweiligen Bereitschaftsdienst auszuwählen. Die Nachricht wird in diesem Fall an das adressierte Gericht übersandt und zusätzlich als Kopie auch an das Postfach des Bereitschaftsdiensts. Ist der Bereitschaftsdienst zum Zeitpunkt des Eingangs der Nachricht nicht besetzt, kann diese durch das adressirte Gericht dennoch bearbeitet werden.

Verzicht auf die Nutzung des Nachrichtenfelds in der Webanwendung des beA

Das Nachrichten-Textfeld in der Webanwendung des beA wird künftig entfallen, sollte aber bereits jetzt nicht mehr genutzt werden. Die Übertragung dieses Textfeldes ist in der Justiz bereits abgekündigt. Der Inhalt des Textfeldes wird entsprechend nicht als solches in die Systeme der Justiz übertragen werden. Bis zum endgültigen Wegfall der Funktion wird dieser Text in eine gesonderte PDF-Datei übertragen und der Nachricht als (weitere) Anlage beigefügt. Es besteht bei der Nutzung des Nachrichten-Textfelds die Gefahr, dass dort hinterlegte Informationen zu spät gesehen oder im schlechtesten Fall sogar übersehen werden könnten.

Wechsel des Rechtsanwalts oder der Rechtsanwältin in laufenden gerichtlichen Verfahren

In laufenden Verfahren wir bei den Gerichten der sachbearbeitende Rechtsanwalt oder die sachbearbeitende Rechtsanwältin für jedes einzelne Verfahren erfasst und Nachrichten der Gerichte an diese übersandt. Wechselt die Sachbearbeitung in laufenden gerichtlichen Verfahren (z.B. nach Ausscheiden aus der Kanzlei) ist es erforderlich, den Wechsel bei mehreren laufenden Verfahren an einem Gericht für jedes einzelne Verfahren mitzuteilen. Eine pauschale Mitteilung in der Form, dass alle Verfahren bei einem Gericht statt von RA A jetzt durch RA B bearbeitet werden und dieser daher zu adressieren sei ist leider nicht ausreichend.

Zwangsvollstreckung

Vollstreckungsaufträge sind seit dem 01.01.2022 ebenfalls zwingend elektronisch einzureichen. Ob daneben die Übersendung des Vollstreckungstitels per analoger Post erforderlich ist, hängt davon ab, ob ein sog. Vereinfachter Vollstreckungsauftrag i. S. d. §§ 754a, 829a ZPO vorliegt. Liegt ein vereinfacher Vollstreckungsauftrag nicht vor, sollte bereits bei der Übersendung des elektronischen Vollstreckungsauftrags an geeigneter Stelle mitgeteilt werden, dass der Titel noch im Original folgt. Bei der anschließenden Übersendung des Titels sollte ebenfalls ein Hinweis aufgenommen werden, dass der Antrag bereits elektronisch übersandt wurde. Hierdurch wird für die Vollstreckenden ohne Rückfragen deutlich, dass die Originalunterlagen übersandt werden und bei Eingang wird eine Zuordnung zum jeweiligen Verfahren erleichtert. Eine Verzögerung des Vollstreckungsverfahrens wird auf diese Weise vermieden.
Vollstreckungsaufträge können grundsätzlich an die jeweilige Verteilerstelle der Gerichte adressiert werden. In eiligen Angelegenheiten kann sich im Einzelfall möglicherweise eine direkte Adressierung an den zuständigen Gerichtsvollzieher empfehlen. Bei einer direkten Adressierung des zuständigen Gerichtsvollziehers sollte dann auch eine ggf. erforderliche Übersendung des Vollstreckungstitels direkt an diesen erfolgen bzw. bei einer Übersendung des Vollstreckungstitels an die Verteilerstelle ein Hinweis auf die bereits erfolgte direkte Adressierung des Auftrags an den zuständigen Gerichtsvollzieher erfolgen um die Zuordnung zum jeweiligen Verfahren zu erleichtern. Welcher Gerichtsvollzieher in Bayern jeweils zuständig ist, können Sie über die Adressdatenbank der Gerichtsvollzieher in Bayern in Erfahrung bringen.

Grundbuchsachen - Update!

Die stets aktuelle Liste der Gerichte, bei denen in Grundbuchangelegenheiten eine elektronische Einreichung von Dokumenten möglich ist, finden Sie in Anlage 3 (zu § 21) ERVV Ju. Bei allen anderen Gerichten ist in Grundbuchangelegenheiten weiterhin eine Einreichung in Papierform erforderlich, da andernfalls eine Eintragung in das Grundbuch nicht vorgenommen werden kann.

Vertrauliche Personalsachen - Update!

Sofern Mitarbeitende der Justiz in Personalsachen vertreten werden, wird zwischenzeitlich von der Justiz empfohlen, Nachrichten in solchen Angelegenheiten an die separat eingerichteten Postfächer der Gerichte zu senden, soweit diese ein solches eingerichtet haben. Die gesonderten Postfächer sind benannt als „AG/LG/OLG [Ort] (Postfach für Verwaltungsangelegenheiten)“. Alternativ kann bei der Erstellung der Nachricht im X-Justiz-Datensatz ein entsprechendes Vertraulichkeitsfeld mit einer Eintragung versehen werden.  Die bisherige Empfehlung, wonach bei Nachrichten in vertraulichen Personalsachen in der Betreff-Zeile einen entsprechenden Hinweis vorangestellt angebracht werden sollte, kann nicht mehr aufrechterhalten werden, da die Zeile durch das elektronische System der Justiz nicht mehr ausgelesen wird. 

 

Weitere Informationen zum elektronischen Rechtsverkehr bei den Gerichten in Bayern finden Sie auch auf der Homepage des Bayerischen Staatsministeriums der Justiz.

Erklärvideos zum beA

Die Rechtsanwaltskammer München hat drei Erklärvideos veröffentlicht, die die Anmeldung und die Arbeit mit dem beA vereinfachen.

Der erste Erklärfilm gibt eine kleine Hilfestellung bei der Erstregistrierung (zum Film).

Im zweiten Erklärvideo wird u.a. gezeigt, wie man neue Nachrichten erstellt, Empfänger hinzufügt, Anhänge hochlädt und diese qualifiziert elektronisch signiert (zum Film).

Im dritten Erklärvideo geht es um das Thema „Rechtevergabe“. Dort wird Ihnen gezeigt, wie man im beA Rechte an Kollegen und Mitarbeiter vergeben und auch wieder entziehen kann (zum Film).

Ersatzeinreichung bei technischer Unmöglichkeit

Ist eine elektronische Einreichung aus technischen Gründen ausnahmsweise und nur vorübergehend nicht möglich, bleibt die Übermittlung nach den allgemeinen Vorschriften zulässig.

Rechtliche Grundlagen und Voraussetzungen der Ersatzeinreichung hat RAin Julia Seltmann (BRAK) im BRAK Magazin, Ausgabe 3/2023 (S. 10/11) zusammengefasst.

Die vorübergehende Unmöglichkeit ist bei der Ersatzeinreichung oder unverzüglich danach in Form einer aus sich heraus verständlichen, geschlossenen Schilderung der tatsächlichen Abläufe und/oder Umstände glaubhaft zu machen; auf Anforderung ist ein elektronisches Dokument nachzureichen. Die Anforderungen für das Eingreifen der Ausnahmeregelung dürften als hoch zu qualifizieren sein, wie erste gerichtliche Entscheidungen verdeutlichen:

  • OVG Nordrhein-Westfalen, Beschluss vom 06.07.2022 (Az. 16 B 413/22) - Eine Störung des Internetzugangs von mehreren Wochen (im zu beurteilenden Fall fünf Wochen) ist jedenfalls keine nur vorübergehende Störung. Professionelle Einreichende haben die notwendigen technischen Einrichtungen für die Einreichung elektronischer Dokumente vorzuhalten und bei technischen Ausfällen unverzüglich für Abhilfe zu sorgen. Aus Sicht des OVG hätte daher jedenfalls versucht werden müssen, etwa durch ein Hinwirken auf eine schnellere Behebung der von ihm geltend gemachten Störung des Internetzugangs oder der Beschaffung und Verwendung eines mobilen Hotspots die Unmöglichkeit der Übermittlung infolge einer technischen Störung zu beseitigen.
  • VGH München, Beschluss vom 01.07.2022 (Az. 15 ZB 22.286) - Liegt professionellen Einreichenden zum Zeitpunkt des Fristablaufs zwar das notwendige technische Equipment einschließlich Bedienungssoftware vor, sind sie aber aufgrund unzureichender Schulung bzw. nicht hinreichender vorheriger autodidaktischer Befassung subjektiv nicht in der Lage, die Übermittlung rechtzeitig vor Fristablauf umzusetzen, dann kann eine Ersatzeinreichung (z.B. mittels Fax) nicht rechtfertigt werden. Es liegt hier ein menschlicher und kein technischer Grund für das Scheitern der fristgemäßen elektronischen Übermittlung vor.
  • OLG Düsseldorf, Beschluss vom 23.03.2022 (Az. I-12 U 61/21) - eine vorübergehende technische Unmöglichkeit liegt nicht vor, wenn professionellen Einreichenden nur die Übermittlung eines qualifiziert signierten elektronischen Dokuments i. S.d. § 130a Abs. 3 Alt. 1 i. v. m. Abs. 4 ZPO nicht möglich ist, weil nach Entwendung der beA-Karte zunächst als Ersatz nur eine solche ohne Signaturfunktion übersandt werden konnte und erst noch das Zertifizierungsverfahren für eine qualifizierte Signatur bei der Bundesnotarkammer durchlaufen werden muss zur Wiederherstellung der Nutzung der Signaturfunktion. Es ist professionellen Einreichenden zumutbar, fristgebundene Schriftsätze über das eigene beA-Postfach mittels einfacher elektronischer Signatur zu versenden, bis eine Signaturfunktion wieder zur Verfügung steht.

Hinweis: Sollte der Versand von Nachrichten über das beA einmal nicht funktionieren, können Sie beim beA-Support aktuelle und vergangene Störungs- und Wartungsmeldungen einzusehen. Aktuelle Meldungen zu Störungen des von der Jusitz genutzten EGVP finden Sie hier.

Informationen zur aktiven Nutzungspflicht

Seit dem 01.01.2022 ist die Nutzung des elektronischen Rechtsverkehrs für die Anwaltschaft verpflichtend - sog. aktive Nutzungspflicht. Alle Rechtsanwälte und Rechtsanwältinnen sind daher als sog. Professionelle Einreichende verpflichtet, z.B. vorbereitende Schriftsätze und deren Anlagen, schriftlich einzureichende Anträge und Erklärungen, Privatklage und die Anschlusserklärung bei der Nebenklage, etc. als elektronisches Dokument zu übermitteln (§ 130d ZPO, 32d StPO, 55d VWGO). 

Nach der Rechtsprechung des BAG (Beschluss v. 23.05.2023, Az. 10 AZB 18/22) sind auch Syndikusrechtsanwälte und -rechtsanwältinnen, die für einen Verband nach den Bestimmungen des ArbGG und der BRAO erlaubte Rechtsdienstleistungen gegenüber den Verbandsmitgliedern erbringen dazu verpflichtet, den elektronischen Rechtsverkehr aktiv zu nutzen, wenn mit den Gerichten kommuniziert und beispielsweise ein Rechtsmittel einlegt wird.

Einen durch den beA-Support erstellten und bei Bedarf aktualisierten Überblick über die zu beachtenden Rahmenbedingungen und insbesondere auch der Frage, wann gegebenenfalls aufgrund einer vorübergehenden technischen Störung für deren Dauer eine Ersatzeinreichung möglich sein kann(siehe hierzu auch unsere Informationen im Unterordner "Ersatzeinreichung bei technischer Unmöglichkeit"), finden Sie hier.

Einfache und elektronisch qualifizierte Signatur

Wie auch analoge Schreiben müssen im elektronischen Rechtsverkehr versandte Schriftsätze wirksam unterschrieben werden. Diese Signaturen unterteilen sich in die sogenannten qualifizierten und die einfachen elektronischen Signaturen.

  • Bei der qualifizierten elektronischen Signatur wird mittels einer inhaberidentifizierenden Signaturkarte verifiziert, dass sich für das Dokument die unterschriftsleistende Person verantwortlich zeichnet. Das Dokument wird hierbei "elektronisch unterschrieben" und kann in der Folge auch von dritten Personen formwirksam übermittelt werden (dies entspricht in der "analogen Welt" dem Vorgang, dass der Rechtsanwalt oder die Rechtsanwältin ein Dokument händisch unterzeichnet und es sodann durch Mitarbeitende der Kanzlei auf Anweisung hin versandt wird).
  • Im Falle der einfachen elektronischen Signatur muss der Rechtsanwalt oder die Rechtsanwältin am Ende des zu übersendenden Dokuments eine einfache Wiedergabe des Namens  entweder durch maschinenschriftlichen Namenszug unter dem Schriftsatz oder durch eine eingescannte Unterschrift anbringen. Die schlichte Angabe „Rechtsanwalt“ oder „Rechtsanwältin“ genügt den Anforderungen an eine einfache elektronische Signatur nicht. Das Dokument ist sodann eigenhändig unter ausschließlicher Nutzung des eigenen beA-Postfachs elektroisch zu übersenden. Der Versand durch Dritte ist in diesem Fall nicht zulässig. Diese Signaturerleichterung besteht primär für die Kommunikation mit Gerichten  und gilt nicht automatisch auch für die Kommunikation mit Behörden oder anderen Berufsträgern.

Bei Nutzung der einfachen elektronischen Signatur ist zu beachten, dass die Voraussetzungen der Formwirkksamkeit ausschließlich dann gewahrt sind, wenn für den Empfänger erkennbar ist, dass ein nur einfach signierter Schriftsatz auch auf einem sicheren Übertragungsweg vom Signierenden selbst versandt wurde. Bei der Weiterleitung von Nachrichten kann hieraus ein Problem entstehen, da in diesem Fall zumeist die sich aus dem Transferprotokoll oder Prüfvermerk ergebenden entsprechenden Daten verloren gehen. Wird z.B. bei einem an sich unzuständigen Gericht ein Schriftsatz eingereicht und dann durch dieses Gericht im Rahmen des ERV an das zuständige Gericht weitergeleitet, erfolgt der Eingang beim zuständigen Gericht nicht mehr durch den verantwortlichen Absendenden selbst. Im Transferprotokoll des zuständigen Gerichts wird als Absender der Nachricht regelmäßig nur das weiterleitende (unzuständige) Gericht ersichtlich sein. Damit besteht die Gefahr, dass weitergeleitete Schreiben aufgrund der Weiterleitung und des damit einhergehenden Informationsverlustes formunwirksam werden. Die Frage, ob ein beim unzuständigen Gericht formwirksam eingereichtes Schreiben durch Weiterleitung an das zuständige Gericht formunwirksam wird, ist aktuell noch nicht abschließend durch die Rechtsprechung beantwortet. Das Vorstehende gilt auch, wenn sonstige Dritte (z.B. Kollegen oder Kolleginnen) nur einfach signierte Schriftsätze weiterleiten. Auch bei diesem Vorgang gehen die für eine formwirksame Unterzeichnung notwendigen Informationen regelmäßig verloren. Im Ergebnis kann zum jetzigen Zeitpunkt festgestellt werden, dass nur die qualifizierte elektronische Signatur (qeS) der analogen Unterschrift tatsächlich in allen Belangen gleichwertig ist.

Informationen zur Nutzung des Fernsignaturservices in der beA-Webanwendung hat RAin von Seltmann (BRAK) im BRAK-Magazin 5/2022 (S. 10) zusammengefasst.

Prüfpflichten

Im elektronischen Rechtsverkehr ist es erforderrich, dass sowohl die erfolgreiche Übermittlung elektronischer Dokumente als auch der Zugang fristgebundener Schriftsätze geprüft werden.

  • Prüfung der erfolgreichen Übermittlung:
    Enthält die Zusammenfassung des Prüfprotokolls den Status „kein Fehler“, dann ist die betreffende Nachricht auf dem Intermediär und damit im Verantwortungsbereich des Empfängers angekommen. Es empfiehlt sich dringen, die Nachricht aus dem beA zu exportieren, so dass dieser Status um Zweifel auch gegenüber dem Gericht nachgewiesen werden kann. Im Prüfprotokoll findet sich auch die für eine Recherche im EGVP notwendige OSCI-ID, mit der justizseitig nach verschollenen oder sich in Quarantäne befindlichen Nachrichten geforscht werden kann. Erscheint nach Versand der Nachricht eine Fehlermeldung, kann im Portal des beA-Supports geprüft werden, ob aktuelle Störungsmeldungen des Anwaltspostfaches und/oder der Justiz vorliegen. Für den Fall möglicherweise notwendiger Wiedereinsetzungsanträge werden die Störungen dort auch in einem entsprechenden Archiv erfasst, auf das kostenfrei zugegriffen werden kann. 
  • Zugangskontrolle fristgebundener Schriftsätze:
    Zur Kontrolle des ordnungsgemäßen Zugangs des Dokuments bei der Übermittlung fristgebundener Schriftsätze im Wege des elektronischen Rechtsverkehrs per beA ist zu kontrollieren, ob die Bestätigung des Eingangs des elektronischen Dokuments bei Gericht nach § 130a Abs. 5 S. 2 ZPO erteilt wurde. Ist dies der Fall, besteht Sicherheit darüber, dass der Sendevorgang erfolgreich war. Bleibt sie dagegen aus, muss dies die Versendenden zur Überprüfung und ggfs. zur erneuten Übermittlung veranlassen. Die Kontrollpflicht  umfasst hierbei nicht nur die Prüfung, ob das versendete Dokumente ordnungsgemäß übermittelt wurde, sondern auch, ob der „richtige“ Schriftsatz elektronisch übermittelt wurde.

Identifizierung konkreter beA-Nachrichten

Störungen in den Systemen der Justiz können dazu führen, dass Unsicherheit darüber entsteht, ob die Gerichte alle für sie bestimmte Nachrichten von den Intermediären abholen konnten. Ist der Verbleib einer Nachricht ungeklärt kann durch das Gericht mit Hilfe der OSCI-Nachrichten-ID geprüft werden, ob diese Nachricht vom Intermediär der Justiz erfolgreich abgeholt wurde oder warum dies ggf. nicht möglich war. Im OSCI-gestützten elektronischen Rechtsverkehr wird jeder Nachricht eine OSCI-Nachrichten-ID zugeordnet. Über diese Nachrichten-ID kann eine konkrete Nachricht identifiziert werden. Die OSCI-Nachrichten-ID kann im beA angezeigt werden, wenn Sie in der Übersicht der versendeten Nachrichten mit einem Doppel-Klick eine Nachricht öffnen. Die OSCI-Nachrichten-ID wird jedoch nur für Nachrichten angezeigt, die erfolgreich an Empfänger außerhalb des beA-Systems übermittelt wurden. Für Nachrichten von beA zu beA wird nur eine interne beA-Nachrichten-ID vergeben, die Sie sich in der Nachrichtenübersicht anzeigen lassen können. Weitere Informationen finden Sie im beA-Newsletter 4/2023.

Registrierung am beA und beA-Karte

Erläuterungen zur Registrierung im beA finden sich in der beA-Anwenderdokumentation, in dem Flyer der BRAK "Willkommen beim beA" sowie in einem kurzen Erklärfilm

Die beA-Karte, die Sie für die Erstanmeldung an Ihrem Postfach benötigen, können Sie bei der Bundesnotarkammer bestellen (Bestellportal unter https://bea.bnotk.de).

Bitte beachten Sie, dass der mit der Bundesnotarkammer geschlossene Nutzungsvertrag mit dem Ende der Zulassung zur Rechtsanwaltschaft nicht automatisch endet, sondern einer gesonderten Kündigung bedarf. Sie können dafür das Kündigungsformular der BNotK verwenden.

Tausch der Mitarbeitenden-Karten ab August 2023

Mit ihrem beA-Sondernewsletter 2/2023 informiert die BRAK darüber, dass die Zertifizierungsstelle der Bundesnotarkammer ab August 2023 mit dem Austausch der Mitarbeitenden-Karten beginnt.

Die Zertifizierungsstelle wird die Rechtsanwälte und Rechtsanwältinnen, die Mitarbeitenden-Karten über ihre SAFE-ID bestellt haben, automatisch über ihr beA informieren, wenn innerhalb der folgenden acht Wochen ein Kartentausch ansteht. Der Versand der neuen Karten erfolgt automatisch und ausschließlich an die im BRAV eingetragene Kanzleiadresse derjenigen, die die Karte ursprünglich bestellt haben. An eine ggf. bei der Zertifizierungsstelle hinterlegte abweichende Rechnungsadresse kann die Übersendung der Karten aus Sicherheitsgründen nicht erfolgen.

Falls kein Bedarf mehr für die zu tauschende Mitarbeitenden-Karte mehr vorhanden ist, besteht nach Erhalt der Ablaufbenachrichtigung im Kundenportal der Zertifizierungsstelle die Möglichkeit, auf den Austausch der jeweiligen Karten zu verzichten und damit das Vertragsverhältnis zum nächstmöglichen Zeitpunkt zu beenden.

Bitte beachten Sie:

Die neuen Karten sollten unverzüglich nach Erhalt und müssen unbedingt vor Ablauf der Gültigkeitsdauer der bisherigen Karte durch die Mitarbeitenden in deren Benutzerprofil als zusätzlicher Sicherheits-Token im beA hinterlegt werden!

Weitere Informationen: Tausch der Mitarbeitenden-Karten (Zertifizierungsstelle der BNotK), beA-Mitarbeitendenkartentausch (beA-Support) und Tausch der beA-Karten Mitarbeiter (BRAK Magazin 4/2023, S. 10/11).

Tausch der Software-Zertifikate ab November 2023

Ab 20.11.2023 wird die Zertifizierungsstelle der Bundesnotarkammer aufgrund geänderter Sicherheitsvorgaben des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) zu den Schlüssellängen für Verschlüsselungsfunktionen mit dem Austausch aller beA-Software-Zertifikate beginnen. 

Nutzerinnen und Nutzer von Software-Zertifikaten werden hierzu eine Nachricht per beA erhalten und darüber informiert werden, dass Sie die Möglichkeit haben, ein neues Zertifikat zu bestellen oder bei Bedarf den Vertrag über das Software-Zertifikat zu kündigen. Die Zertifizierungsstelle der Bundesnotarkammer stellt für jedes beA-Software-Zertifikat mit laufendem Vertragsverhältnis einen Gutschein zur Verfügung mit dem ein neues Zertifikat erstellt werden kann, das den neuen Sicherheitsvorgaben entspricht. Ab Mitte November 2023 steht in Ihrem Kundenportal bei der Zertifizierungsstelle (Anmeldung mit der beA-Basiskarte) ein Überblick über Ihre bestehenden Softwarezertifikate sowie die verfügbaren Gutscheine und Funktionalitäten zur Einlösung der Gutscheine sowie zur Erstellung der Tausch-Zertifikate zur Verfügung. Die Erstellung und der Austausch der Softwarezertifikate sind kostenfrei. Das jeweils neue Zertifikat muss zwingend vom Postfachinhaber freigeschaltet werden (Anleitung).

Falls kein Bedarf mehr an einem oder mehreren beA-Softwarezertifikaten besteht, kann im Kundenportal nach Erhalt der Bereitstellungsbenachrichtigung auf deren Austausch verzichten und das Vertragsverhältnis insoweit zum nächstmöglichen Zeitpunkt beenden.

Die bisher genutzten beA-Software-Zertifikate sind für eine Übergangszeit bis zur endgültigen Sperrung voraussichtlich maximal Mitte 2024 noch weiter nutzbar. Den genauen Zeitpunkt werden wir nach Bekanntgabe hier mitteilen. Es wird jedoch dringend empfohlen, aus Sicherheitsgründen die beA-Software-Zertifikat möglichst umgehend auszutauschen.

Bitte beachten Sie zudem, dass auch alle bisherigen Software-Zertifikate aus Sicherheitsgründen bereits eine zeitlich begrenzte Gültigkeitsdauer von sieben Jahren haben. Die ersten ausgegebenen Software-Zertifikate laufen daher bereits vor Ende der Übergangszeit aus und müssen zwingend vor Ablauf der Gültigkeit getauscht werden, wenn diese vor Mitte 2024 liegt, da andernfalls mit Ablauf der Gülikeit kein Zugang zum beA-Postfach mehr möglich ist.

Bitte beachten Sie, dass es möglich ist, dass von Ihnen bestellte beA-Software-Zertifikate im Falle eines Kanzleiwechsels nach der ursprünglichen Bestellung noch in Ihrer alten Kanzlei Verwendung finden, wenn eine Kündigung oder Mitnahme der bestellten Zertifikate nicht erfolgt ist. Diese Zertifikate werden Ihnen ebenfalls in Ihrem Kundenportal angezeigt. Bitte setzen Sie sich in diesem Fall mit Ihrer ehemaligen Kanzlei in Verbindung und unterrichten Sie diese von Ihrer Kündigungsabsicht, damit dort neue Zertifikate bestellt werden können. Eine Vertragsübernahme ist nicht möglich.

Videoverhandlungen

Für den Bereich der Zivilgerichtsbarkeit kann das Gericht gem. § 128a ZPO, der in seiner aktuellen Fassung bereits seit 2013 gilt, eine Videoverhandlung auf Antrag oder von Amts wegen anordnen. Auf § 128a ZPO verweisen § 46 Abs. 2 S. 1 ArbGG für die Arbeitsgerichtsbarkeit, § 32 Abs. 3 FamFG für den Bereich des Familienrechts und § 4 S. 2 InsO im Bereich des Insolvenzrechts. Nach § 102a VWGO sind auch in verwaltungsgerichtlichen Verfahren Videoverhandlungen möglich. Gleiches gilt nach § 91a FGO für die Finanzgerichtsbarkeit. Die Anordnung einer Videoverhandlung liegt aufgrund der richterlichen Unabhängigkeit im Ermessen des jeweiligen Gerichts.

Zahlreiche Gerichte sind inzwischen zum Zwecke der Durchführung von Videoverhandlungen mit Videokonferenzanlagen ausgestattet worden. Eine Übersicht über die Standorte der Videokonferenzanlagen bei den Gerichten und Staatsanwaltschaften finden Sie hier.