Die „Leitlinie Elektronische Akte“ des IT-Servicezentrums der bayerischen Justiz (Stand 04.04.2025)  enthält in Abschnitt 3 Ausführungen zur Dokumentenbezeichnung innerhalb des Gerichts, an der sich Rechtsanwälte bei der Kommunikation mit bayerischen Gerichten orientieren können. 

Für die Kommunikation mit Gerichten außerhalb Bayerns können Sie nachfolgende Empfehlungen der Länder zur Benamung von Dokumenten nutzen:

• Nordrhein-Westfalen
• Niedersachsen  (unter Nr. 6)
• Hamburg (unter Nr. 4.1.)
   

In bereits bei Gericht anhängigen Verfahren geben Sie in der beA-Webanwendung im Feld „Aktenzeichen Empfänger“ bitte ausschließlich das gerichtliche Aktenzeichen wie dieses vom Gericht vergeben wurde exakt, aber ohne weitere Zusätze wie „Az:“ oder Namen der Prozessparteien an. 

Nur bei Nutzung des vollständigen Aktenzeichens inklusive seitens der Justiz vergebener Leerzeichen kann eine automatische Zuordnung der Nachricht in die zuständigen Organisationseinheit und dort eine unmittelbare Bearbeitung zuverlässig erfolgen. Andernfalls können Verzögerungen im Verfahrensablauf eintreten. 

Wird ein neues Verfahren eingeleitet, sollte im Feld „Aktenzeichen Empfänger“ ausschließlich das Wort „neu“ eingefügt werden.
 

Versand von Anlagen 

Die verschiedenen Anlagen zu Schriftsätzen sollten möglichst als einzelne Dateien übersandt werden und nicht als Paket (also Anlage K1, Anlage K2… jeweils als eine gesonderte Datei anstatt Anlagen K1-10 als eine einzige Datei). Die Übermittlung von mehreren Anlagen innerhalb eines einzigen Dokuments verursacht bei den Geschäftsstellen der Gerichte einen deutlichen Mehraufwand und kann daher zu erheblich längeren Bearbeitungszeiten führen. 

Da die Dateinamen nicht zwingend in die Gerichtsakte übernommen werden, empfiehlt es sich zudem, auch auf den als Anlage zu einem Schriftsatz übersandten Dokumenten selbst (zumindest auf der ersten Seite) einen entsprechenden Anlagestempel aufzubringen oder den Dateinamen in der Fußzeile einzudrucken. 

Aufgrund der alphabetischen Sortierung in den Systemen der Gerichte wird empfohlen, Anlagen mit einer vorangestellten Nummer zu versehen (z.B. 00-Schriftsatz, 01-Anlage_K1, 02-Anlage_K2, …), so dass bei der Übertragung und dem anschließenden Eingang bei den Gerichten die durch Sie gewählte Reihenfolge der Anlagen erhalten bleibt.

Bitte achten Sie grundsätzlich darauf, dass alle Dateien stets eine sinnvolle und nachvollziehbare Kurzbezeichnung haben sollten.

Nachrichten an einen Bereitschaftsdienst

In Bayern besteht grundsätzlich die Möglichkeit, beA-Nachrichten direkt an für die Bereitschaftsdienste speziell eingerichtete Postfächer zu adressieren. Diese Postfächer werden jedoch grundsätzlich nur während der Bereitschaftsdienstzeiten abgerufen. Es wird daher empfohlen, die Nachricht an das zuständige Gericht und dessen allgemeines Postfach zu adressieren und bei der „Sendungspriorität“ in der beA-Webanwendung den jeweiligen Bereitschaftsdienst auszuwählen. Die Nachricht wird in diesem Fall an das adressierte Gericht übersandt und zusätzlich als Kopie auch an das Postfach des Bereitschaftsdiensts. Ist der Bereitschaftsdienst zum Zeitpunkt des Eingangs der Nachricht nicht besetzt, kann diese durch das adressierte Gericht dennoch bearbeitet werden.
 

Anwaltswechsel in laufenden gerichtlichen Verfahren

In laufenden Verfahren wird bei den Gerichten der sachbearbeitende Rechtsanwalt für jedes einzelne Verfahren erfasst und Nachrichten der Gerichte an diesen übersandt. Wechselt die Sachbearbeitung in laufenden gerichtlichen Verfahren (z.B. nach Ausscheiden aus der Kanzlei) ist es erforderlich, den Wechsel bei mehreren laufenden Verfahren an einem Gericht für jedes einzelne Verfahren mitzuteilen. Eine pauschale Mitteilung in der Form, dass alle Verfahren bei einem Gericht statt von RA A jetzt durch RA B bearbeitet werden und dieser daher zu adressieren sei, ist leider nicht ausreichend.
 

Zwangsvollstreckung 

Außer bei einem vereinfachten Vollstreckungsauftrag i. S. d. §§ 754a, 829a ZPO sollte bereits bei der Übersendung des elektronischen Vollstreckungsauftrags an geeigneter Stelle mitgeteilt werden, dass der Titel noch im Original folgt. Bei der anschließenden Übersendung des Titels sollte ebenfalls ein Hinweis aufgenommen werden, dass der Antrag bereits elektronisch übersandt wurde. Hierdurch wird für die Vollstreckenden ohne Rückfragen deutlich, dass die Originalunterlagen übersandt werden und bei Eingang wird eine Zuordnung zum jeweiligen Verfahren erleichtert. Eine Verzögerung des Vollstreckungsverfahrens wird auf diese Weise vermieden. Vollstreckungsaufträge können grundsätzlich an die jeweilige Verteilerstelle der Gerichte adressiert werden. In eiligen Angelegenheiten kann sich im Einzelfall möglicherweise eine direkte Adressierung an den zuständigen Gerichtsvollzieher empfehlen. Welcher Gerichtsvollzieher in Bayern jeweils zuständig ist, können Sie über die Adressdatenbank der Gerichtsvollzieher in Bayern in Erfahrung bringen.